Spis treści
Delegowanie zadań jest kluczowe dla firm, ponieważ zwiększa efektywność zespołów i sprzyja poczuciu kompetencji wśród członków zespołu. Pracownicy mogą otrzymać jedno zadanie lub szereg zadań, które mogą z powodzeniem wykonać w krótkim czasie. Odpowiedni rodzaj delegowania może zapewnić członkom zespołu większą pewność, że ich menedżer wierzy w ich zdolność do uczenia się i radzenia sobie z nowymi lub zwiększonymi obowiązkami.
Co oznacza termin “delegowanie”?
Akt przypisywania obowiązków innym członkom zespołu jest znany jako delegowanie. Zwiększa skuteczność, jednocześnie zmniejszając obciążenie. To fantastyczne podejście, które pomaga ludziom rozwijać się i uwalniać, dzięki czemu możesz skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
Zalety delegowania zadań
Zespoły i organizacje mogą odnieść znaczne korzyści, dzieląc się odpowiedzialnością za ukończenie zadań.
Kultura upodmiotowienia i zaufania w firmie jest ułatwiona przez delegowanie. W firmach o wysokim zaufaniu menedżerowie stawiają całą osobę na pierwszym miejscu i wspierają rozwój zawodowy i osobisty swoich pracowników.
Zapewniają pracownikom swobodę w projektowaniu pracy, organizowaniu czasu i wykonywaniu zadań.
Według badań personel w środowiskach o wysokim zaufaniu ma lepsze:
- Contentment w pracy
- Zaręczyny
- Wydajność
Ty, lider, zyskasz osobiście na zwiększeniu swojej pewności siebie w delegowaniu.
Odkryjesz, że masz więcej czasu w swoim harmonogramie i więcej szans na strategiczną pracę. Dodatkowo będziesz bardziej znany i będziesz miał mniej stresu.
Jak ważne jest delegowanie zadań
Delegowanie to zasadniczo dawanie innym osobom zadań do wykonania. Kiedy dajesz komuś innemu w zespole zadania, które możesz wykonać samodzielnie, często delegujesz. Dając komuś innemu główną własność zadania, okazujesz zaufanie podczas delegowania. W rezultacie delegowanie staje się wspólnym działaniem. Jako lider zespołu nadal jesteś zaangażowany w monitorowanie jakości i daty zakończenia pracy. Kiedy dyrektorzy generalni z powodzeniem delegują, firmy prosperują. Zadania i uprawnienia są rozdzielane między osoby i zespoły podczas delegowania. Zapewniając im możliwości uczenia się w celu zdobycia zarówno nowych, jak i istniejących umiejętności, delegowanie pomaga również pracownikom rosnąć i rozwijać się. Delegując skutecznie, zwiększasz możliwości i talenty swojego zespołu. Ścieżka każdej osoby do przywództwa obejmuje delegowanie. Delegowanie pozwala osobie przenieść swoją uwagę z indywidualnego współpracownika na menedżera, dając im więcej czasu na pracę na wyższym poziomie. Dzięki temu doświadczeniu będą mogli rozwijać się w swojej karierze.
Jak skutecznie przydzielać obowiązki
Poniższe kroki pomogą Ci skuteczniej przypisywać zadania:
1. Uzasadnienie potrzeby przekazania uprawnień.
Osoby lub zespoły mogą lepiej przygotować się do zbliżającego się zadania lub zbierania zadań, jeśli zadania są im delegowane z odpowiednim kontekstem. Ustal oczekiwania dotyczące procesu, a także jakości, terminów i innych kryteriów. Opisz, w jaki sposób może to być przydatne doświadczenie edukacyjne i jak konkretne zadania mogą pomóc im rozwinąć niektóre z ich umiejętności.
2. Zdecyduj się na najlepszą osobę do pracy.
Dowiedz się o szczególnych talentach, wadach i mocnych stronach każdego z twoich pracowników. Pomaga to określić, gdzie umieścić ludzi, gdy zajdzie taka potrzeba. Weź również pod uwagę ich interesy społeczne. Jeśli na przykład pracownik woli pracować sam, daj mu zadanie, które nie wymaga dużej pomocy od innych. Z drugiej strony osoby, które osiągają dobre wyniki w grupach, mogą wymagać szans na pracę we współpracy.
3. Podaj dokładne wskazówki lub instrukcje
Nawet jeśli już ukończyli zadanie, zawsze przypominaj personelowi o instrukcjach. W niektórych okolicznościach pracownik może zapomnieć o pewnych faktach związanych z zadaniem lub nowe zadanie może wiązać się z niewielkimi zmianami. Zapewnij krótką sesję szkoleniową na temat wykonywania zadania, jeśli pracownik nie jest z nim zaznajomiony. Daj im wszystkie informacje, które możesz, w tym zasoby, z których mogą korzystać, jeśli nie można się z Tobą skontaktować. Nie zapomnij wspomnieć o konkretnych celach lub kamieniach milowych, które masz na myśli.
4. Delegowanie uprawnień w razie potrzeby
Niektóre zadania wymagają wyższego poziomu autorytetu, dlatego należy wyznaczyć wiarygodnych ludzi, aby je wykonać. Przydziel jedną osobę na swoje miejsce, na przykład, jeśli nie jesteś w stanie nadzorować znacznej liczby przydzielonych obowiązków. Osoba ta odpowiada na zapytania dotyczące inicjatyw i oferuje wsparcie w razie potrzeby. Dbają również o to, aby wszystkie zadania zostały zakończone przed upływem terminu.
5. Upewnij się, że zadanie zostało zakończone poprawnie.
W razie potrzeby, zwłaszcza po zakończeniu pracy przez pracowników, przejrzyj pracę. Pomyśl o wszelkich instrukcjach, które dałeś pracownikom i upewnij się, że postępowali zgodnie z nimi poprawnie. Po zakończeniu zadania potwierdź, że wszystkie zadania zostały wykonane pomyślnie i zgodnie z celami ustalonymi dla pracowników.
6. Pogratuluj uczestnikom wysiłku.
Podziękuj wszystkim, którzy przyczynili się do ukończenia przydzielonego projektu, aby zwiększyć morale. Wyślij spersonalizowaną wiadomość e-mail do każdej osoby z wyszczególnieniem pracy, za którą była odpowiedzialna. W razie potrzeby wyślij grupowy e-mail, wyrażając wdzięczność wszystkim pracującym nad tym samym projektem. Podejmując te działania, możesz upewnić się, że każdy pracownik czuje się doceniony i że wszystkie obowiązki zostaną pomyślnie zakończone dla projektów i zadań, które zostaną przydzielone w przyszłości.
Powody, dla których ludzie nie delegują zadań
Ludzie mogą wahać się przed delegowaniem obowiązków lub odpowiedzialności z różnych powodów, w tym:
Zaniepokojony porzuceniem swojej pracy na rzecz innych
To, że zadanie jest często wykonywane przez menedżerów, nie oznacza, że inni nie mogą go wykonać (chyba że jest to wymóg konkretnej roli lub zależy od określonego poziomu uprawnień). Nie to, kto wykonuje zadanie, ale to, że zostało ono zakończone, jest tym, co się liczy. Ważne jest, aby zbadać, czym zajmują się członkowie zespołu, jeśli wydają się być bardzo zajęci. Mogą być zajęci pracą o niskim priorytecie, w którym to przypadku ich obciążenie pracą może zostać zmienione w taki sposób, że przydzielone zadanie zostanie ukończone jako pierwsze.
Zamiast zwiększać obciążenie zespołu, delegowanie ma na celu bardziej efektywne rozdzielenie go, tak aby zadania były rozdzielane zgodnie z obciążeniami i zestawami umiejętności. Członkowie zespołu z przyjemnością przyczynią się do wysiłku zespołu, jeśli będą tego świadomi.
Doświadczają zagrożenia
Ważne jest, aby ludzie, którzy delegują, zrozumieli, że przypisują tylko określone obowiązki, a nie całą swoją pracę. I mają wybór, które z nich rozdają. Nawet jeśli przydzielą wiele zadań, stanowisko menedżera nie zostanie wyeliminowane. To oni nadal będą tymi, którzy prowadzą i wspierają zespół i zawsze są odpowiedzialni za produkt końcowy.
I po co się stresować, jeśli ktoś inny wykonuje zadanie skuteczniej niż ty? Więcej zachęty, aby im to dać, jeśli mogą to zrobić dobrze! Celem jest zwiększenie efektywności i wydajności zespołu, a jednocześnie zapewnienie innym szans na rozwój i wykorzystanie swoich umiejętności.
Nie chcą się potknąć
Potrzeba czasu, aby nowi pracownicy nauczyli się wykonywać zadania, podobnie jak ich poprzednicy. Na początku sprawy potrwają dłużej i być może będą gorszej jakości. Jednak przeszkody te można łatwo pokonać przy wystarczającej pomocy i kierunku.
Uważają, że zrobienie tego samemu byłoby szybsze.
Każdy podejmuje wysiłek, aby uczyć się nowych rzeczy. Im więcej pomocy otrzymają z góry, tym szybciej będą w stanie samodzielnie wykonać zadanie. Osoba przydzielająca zadanie powinna upewnić się, że podaje precyzyjne wskazówki, a także wiele wskazówek, pochwał, informacji zwrotnych i zapewnień po drodze, aby zwiększyć pewność siebie.
Kiedy delegować zadania
Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, delegowanie jest korzystne dla obu stron. Nie oznacza to jednak, że możesz przydzielić dowolne zadanie. Istnieje pięć kluczowych pytań, na które musisz odpowiedzieć sobie sam, aby określić, kiedy delegowanie jest najbardziej odpowiednie:
- Czy jest ktoś inny, kto posiada wiedzę lub umiejętności wymagane do wykonania zadania (lub może otrzymać te rzeczy)? Czy ważne jest, abyś sam wykonał to zadanie, czy też jest to coś, co może zrobić ktoś inny?
- Czy zadanie daje szansę na rozwój umiejętności innej osoby?
- Czy to zadanie kiedykolwiek powtórzy się w podobny sposób?
- Czy masz wystarczająco dużo czasu, aby pomyślnie przydzielić zadanie? Musi być wystarczająco dużo czasu na dokładne instrukcje, pytania i odpowiedzi, szanse na sprawdzenie postępów i powtórzenie, jeśli to konieczne.
- Czy muszę przypisać to zlecenie komuś innemu? Naprawdę ważne zadania, które muszą zostać wykonane, aby odnieść długoterminowy sukces, takie jak wybór idealnych członków zespołu, wymagają całej twojej uwagi.
Warto byłoby powierzyć to zadanie komuś innemu, jeśli można “tak” przynajmniej do niektórych punktów poruszonych powyżej. Mimo to żadna z tych okoliczności sama w sobie nie stanowi gwarancji, że powierzone zadanie zostanie prawidłowo wykonane. Powinieneś także zastanowić się, komu przydzielisz zadanie i jak je wykonasz.
Pytania i odpowiedzi dotyczące delegowania zadań
Poniżej przedstawiono niektóre z najbardziej typowych zapytań dotyczących delegowania pracy:
Jakie cele powinienem mieć?
Zrób listę wszystkich wymagań dla każdego zadania. Jeśli na przykład zadanie jest zależne od czasu, podaj dokładny termin, który muszą dotrzymać. Upewnij się, że uwzględniony personel jest świadomy i zdolny do wykonywania wszelkich zadań, które wymagają specjalnych umiejętności lub technik wykonania.
Co należy wziąć pod uwagę przy przydzielaniu zadań?
Znaczenie problemu określi sposób obsługi terminów. Pomyśl o następujących kwestiach:
- Ustaw określone godziny rozpoczęcia i zakończenia lub daty zadania.
- Upewnij się, że obowiązki zespołu są sprawiedliwie rozłożone.
- Rozpoznaj składniki, które wchodzą w skład każdego zadania.
Jakie obowiązki powinienem pomyśleć o przydzielaniu?
Nie każde zadanie musi być delegowane. W niektórych okolicznościach delegowanie trwa dłużej niż tylko wykonanie danego zadania. Poniżej przedstawiono kilka przykładów zadań, które można delegować:
Małe, jednorazowe działania to te, które wymagają minimalnej pracy, ale mogą zająć więcej czasu niż lider ma do dyspozycji. Delegowanie tych działań zapewnia, że zadania, takie jak wysyłanie szybkiej korespondencji lub dostarczanie rzeczy, są wykonywane zgodnie z harmonogramem. Pozwól pojedynczej osobie poradzić sobie z tymi obowiązkami bez potrzeby dodatkowej pomocy lub zasobów.
Obowiązki administracyjne obejmują drukowanie, kopiowanie, wprowadzanie danych i składanie dokumentów, a także inne zadania organizacyjne. Zadania te mogą być wykonywane przez jedną osobę i nie wymagają żadnych umiejętności zarządzania ani organizacyjnych.
Często możliwe jest podzielenie złożonych zadań na mniejsze, szybsze. Mała grupa osób może zostać przydzielona do zajęcia się każdym elementem dużego zadania po podzieleniu go na łatwe do opanowania części.
Możliwe jest również podzielenie wrażliwych na czas zadań na mniejsze. Możesz przypisać osoby do pracy nad różnymi aspektami priorytetowej kwestii i upewnić się, że każda część zostanie ukończona przed terminem.
