Proaktywność – czym jest? Przykład w Zarządzaniu

Proaktywne zarządzanie to metodologia przywództwa, w której menedżer prowadzi firmę proaktywnie. Szukają nowych możliwości dla biznesu, tworzą zabezpieczenia przed potencjalnymi problemami i planują decyzje, które będą podejmowane z dużym wyprzedzeniem.

Proaktywny lider wydaje się być korzystny dla każdej firmy, którą prowadzi, a szczególnie dotyczy to przedsiębiorczości. Rozpoczęcie działalności gospodarczej może być bardzo trudne, chyba że jesteś proaktywny.

Zarządzanie proaktywne i reaktywne

Zarządzanie reaktywne to podejście do zarządzania, gdy kierownictwo firmy nie może lub nie planuje z wyprzedzeniem potencjalnych problemów. W konsekwencji reaktywny menedżer jest zawsze zajęty gaszeniem wszystkich pożarów, aby szukać jakichkolwiek zewnętrznych możliwości – po prostu reaguje na wszystko, co może się wydarzyć, gdy się pojawią.

Podczas gdy dobry lider reaktywny ma umiejętności i osobowość, aby rozwiązać problemy i szybko przywrócić wszystko na właściwe tory, zawsze jest o krok za proaktywnym menedżerem, który miał już plan awaryjny na tę sytuację.

Co sprawia, że proaktywny lider jest reaktywny

Nawet najlepsi w proaktywnym zarządzaniu mogą się poślizgnąć – napotykają problem, którego nie widzieli, i zaczynają reagować. Im więcej problemów się pojawia, tym bardziej reaktywny staje się menedżer i tym bardziej prawdopodobne jest, że popełni błędy. Proaktywny menedżer może stać się reaktywny z kilku powodów:

• Firma rozwija się lub rozwija zbyt szybko, aby lider mógł za nią nadążyć, pozostawiając mu tylko tyle czasu, aby zareagować na nowe wydarzenia, tracąc kontrolę nad przyszłością.
• Jeśli menedżer przejmie kogoś, kto był niekompetentny, będzie musiał poświęcić większość czasu na naprawianie czyichś błędów, z których niektóre po prostu się pojawiają.

Chociaż istnieją branże, w których lider reaktywny może zapewnić dużą wartość, bycie proaktywnym jest na ogół bardziej cenione, ponieważ bycie w stanie reaktywnym ma zwykle pewne istotne wady.

• Niższa jakość pracy – w stanie reaktywnym menedżer ma tendencję do żonglowania kilkoma obowiązkami jednocześnie. To, jako pewnik, obniża jakość ich pracy.
• Reaktywna pętla sprzężenia zwrotnego – problem powoduje, że menedżer staje się reaktywny, co następnie powoduje powstawanie kolejnych problemów, ponieważ lider reaktywny nie był w stanie planować z wyprzedzeniem. Menedżer wpada w pętlę sprzężenia zwrotnego, której końca nie widać.
• Utrudnione podejmowanie decyzji – Bycie zasypanym problemami oznacza, że będziesz musiał podejmować decyzje na miejscu. Brak czasu na ocenę sytuacji utrudnia podjęcie właściwej decyzji, co ostatecznie zaszkodzi firmie.

Powrót od zarządzania reaktywnego do proaktywnego

Jeśli nie podejmiesz prawdziwego wysiłku, aby powrócić do proaktywnego zarządzania, możesz utknąć w pętli sprzężenia zwrotnego zarządzania reaktywnego. Zawsze coś będzie się pojawiać i będziesz musiał podejmować decyzje na miejscu, co doprowadzi do jeszcze większej liczby problemów.

Istnieje jednak kilka sposobów na powrót do zarządzania reaktywnego.

• Zrób miejsce na czas. Niezależnie od przypadku, zawsze powinieneś mieć trochę wolnego czasu na planowanie z wyprzedzeniem dla swojej firmy. Spróbuj wyciąć wszystko, co jest czasochłonne lub nieefektywne. Spotkania, na przykład, wydają się być temu winne. Jeśli nie masz jasnego “wyniku”, który chcesz uzyskać ze spotkania, oznacza to, że jest to tylko strata czasu.
• Odstresuj siebie i biuro. Bycie w stanie reaktywnym wystarczająco długo sprawia, że jesteś bardzo zestresowany, a to przenosi się na twój zespół. A im bardziej jesteś zestresowany, tym bardziej prawdopodobne jest, że przesadzisz z reakcją na problemy. Daj sobie i swojemu zespołowi powiew świeżego powietrza, kiedy tylko możesz sobie na to pozwolić w stresującej sytuacji.
• Analizuj procesy biznesowe. Jeśli zawsze jesteś zajęty i toniesz w pracy, powinieneś ponownie przeanalizować swoje procesy, aby sprawdzić, czy jest coś, co możesz zoptymalizować. Jeśli jest coś, na co marnujesz czas, co może zrobić stażysta, oddeleguj to! Jeśli proces można zautomatyzować za pomocą jakiegoś oprogramowania, użyj go. Im więcej bezużytecznych procesów wytniesz, tym więcej będziesz miał czasu, co ułatwi powrót do proaktywności.

Czy rozpoczęcie pracy przed otrzymaniem ostatecznego potwierdzenia zlecenia brzmi naiwnie? Czy udostępnienie części usługi za darmo jest błędem? Niekoniecznie. Aby wyróżnić się na rynku, firmy muszą oferować klientom wartość dodaną. Oznacza to przyjęcie proaktywnej postawy.

Proaktywni ludzie zawsze szukają możliwości. Nie tylko reagowanie na zmiany, gdy się pojawiają, ale także przyczynianie się do nich i sprawianie, że tak się dzieje. Te same zasady obowiązują w biznesie. Proaktywne firmy nie czekają bezczynnie na zmiany rynkowe i środowiskowe. Przewidują i przygotowują. Aktywnie poszukują też najlepszych rozwiązań dla swoich klientów, nawet jeśli oznacza to włożenie dodatkowej pracy za te same pieniądze. Nagrodą jest zaufanie. A w dłuższej perspektywie zaufanie partnerów przekłada się na rozwój biznesu.

Jak być bardziej proaktywnym menedżerem

Częścią Twojej odpowiedzialności jako lidera jest radzenie sobie z wyzwaniami w miarę ich pojawiania się. W takich przypadkach pomocne są strategie reaktywne. Sztuką jest proaktywne nastawienie, nawet jeśli musisz reagować na zmieniające się okoliczności.

Oto kilka sposobów na bycie bardziej proaktywnym menedżerem:

Zrób planowanie strategiczne

Jak myślisz, dokąd zmierza Twoja firma? Czego będziesz potrzebować – i kim będziesz musiał być – aby się tam dostać? Zarówno firmy, jak i osoby prywatne korzystają z planowania strategicznego. W BetterUp mierzymy planowanie strategiczne jako umiejętność za pomocą modelu całej osoby. Ludzie, którzy rozwijają tę umiejętność, są w stanie lepiej myśleć proaktywnie (zarówno w pracy, jak iw swoim życiu), aby planować, jak osiągnąć swoje cele.

Przewiduj swój rozwój

Wyobraź sobie, że osiągnąłeś swoje największe cele. Jakie problemy miałbyś? Podejmij kroki, aby zamieszkać w tym rozwiązaniu z wyprzedzeniem.

Co to oznacza? Na przykład możesz zwiększyć bazę klientów o 10x. Jak by to wyglądało? Co musiałbyś mieć na miejscu? Czy możesz zacząć identyfikować i szkolić nowych menedżerów ds. klientów? Czy możesz uaktualnić do nowej platformy, która może obsługiwać większy bank klientów?

Śledź swój czas

Co spędzasz dużo czasu? Co robisz, co można zrobić płynniej, łatwiej lub przez kogoś innego?

Jeśli zmagasz się z tym teraz, te punkty nacisku będą prawdopodobnie pierwszymi obszarami, które pokażą napięcie, gdy rośniesz. Czy możesz usprawnić te zadania lub je delegować? Czy w ogóle trzeba to robić?

Poproś swój zespół o opinię

Pamiętacie te kreskówki Dilberta, które wyśmiewały “myślenie z dużego obrazu”? Jedną z wad proaktywnego myślenia jest to, że liderzy, którzy mówią tylko o “dużym obrazie”, mogą wydawać się oderwani od rzeczywistości.

Skontaktuj się z pracownikami i osobami, które regularnie kontaktują się bezpośrednio z klientami. Jakie pytania pojawiają się konsekwentnie? Co według nich musisz zaplanować? Ułatw im regularne przekazywanie opinii, informacji i pomysłów.

Rozwijaj samoświadomość

Myślenie reaktywne może sprawić, że poczujesz się tak, jakbyś był pod ciągłym stresem. Dzieje się tak, ponieważ zawsze nadrabiasz zaległości lub “czekasz, aż drugi but spadnie”. Tak naprawdę nie masz czasu na planowanie na nieprzewidziane sytuacje, a to może sprawić, że przepustowość będzie dość rozciągnięta.

Pojawiają się jednak stresujące sytuacje – bez względu na to, jak dobrze planujesz. Kultywowanie samoświadomości może pomóc ci zachować spokój, gdy jesteś pod wpływem stresu. Będziesz bardziej skuteczny w kryzysie – i bardziej uspokajający dla swojego zespołu – gdy nie stracisz głowy za każdym razem, gdy coś się wydarzy.

Praca z trenerem

Mentor, starszy lider lub coach jest niezbędny dla menedżerów i właścicieli firm. W rzeczywistości istnieje kilka bardzo dobrych powodów, dla których każdy lider powinien pracować z trenerem.

Jak to się mówi, na szczycie jest samotnie. Liderzy potrzebują takiego samego wsparcia, jak ich zespoły, ale mogą nie wiedzieć, gdzie się udać, aby je uzyskać. W miarę jak ludzie dorastają do ról przywódczych, a potrzeby zespołu stają się coraz większe, posiadanie osoby, która może się cofnąć i zapewnić alternatywne perspektywy, jest często nieocenione.

Skup się na tym, co ważne

Jako nastolatek pracowałem jako barista w lokalnej kawiarni. Kochałem swoją pracę i byłem dość ambitnym dzieckiem, więc szybko postawiłem sobie za cel awans. Pomyślałem, że jeśli będę pracował naprawdę ciężko i zrobił wszystko idealnie, w mgnieniu oka zostanę kierownikiem zmiany.