Ocena pracownika – jak ją przeprowadzić?

Co to jest ocena pracownika?

Ocena pracownika, znana również jako przegląd wydajności, to okresowa ocena wydajności pracownika przez jego przełożonego. To okazja do oceny postępów pracownika, chwalenia jego osiągnięć i współpracy nad celami, aby poprawić wydajność i pomóc w osiągnięciu celów firmy.

Jakie są korzyści z ocen pracowników?

Jeśli zostaną wykonane prawidłowo, oceny pracowników mogą przynieść ważne korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom, w tym:

• Poprawa komunikacji między menedżerami a pracownikami
• Poprawa satysfakcji z pracy i retencji
• Zwiększenie wydajności i rentowności
• Identyfikacja gwiazd i kandydatów do awansu
• Udzielanie pomocy pracownikom potrzebującym dalszego szkolenia
• Poprawa kultury firmy

Jak często przeprowadzane są oceny pracowników?

Oceny pracowników są czasami nazywane corocznymi przeglądami, ponieważ tradycyjnie większość firm przeprowadzała je raz w roku. Jednak pracownikom i menedżerom trudno jest dokładnie zapamiętać wszystko, co wydarzyło się w ciągu całego roku, a badania pokazują, że coroczne przeglądy w niewielkim stopniu poprawiają wydajność.

W ostatnich latach alternatywa dla corocznych przeglądów dowiodła swojej wartości. Coraz więcej pracodawców udziela pracownikom coraz częstszych informacji zwrotnych, a badania potwierdzają, że przynosi to lepsze wyniki. W zależności od potrzeb i okoliczności oceny pracowników mogą być przeprowadzane kwartalnie, miesięcznie, a nawet co tydzień. Niektóre organizacje idą dalej, zastępując oceny pracowników częstymi odprawami i spotkaniami indywidualnymi.

W jaki sposób przeprowadzane są oceny pracowników?

Tradycyjnie, coroczne oceny pracowników odbywały się jako formalne spotkania między indywidualnym pracownikiem a jego przełożonym w prywatnym pokoju lub biurze w miejscu pracy. Strategiczna zmiana czasu poprawia proces i wyniki. Firmom, które przejdą na częstsze oceny, łatwiej będzie osiągnąć swoje cele w zakresie zarządzania wynikami dzięki krótszym nieformalnym dyskusjom, które aktualizują najnowsze osiągnięcia, zamiast próbować zrekonstruować cały rok. Pomaga to menedżerom rozwiązywać małe problemy, zanim się rozwiną, i umożliwia im natychmiastowe rozpoznanie i nagrodzenie ostatnich osiągnięć pracowników.

Co powinno się wydarzyć przed i w trakcie oceny pracownika?

Aby przygotować się do oceny pracownika, menedżerowie powinni regularnie prowadzić notatki na temat wydajności każdego pracownika. W ten sposób podczas oceny menedżer będzie mógł łatwo omówić konkretne przykłady mocnych stron i osiągnięć pracownika, a także wszelkie obawy.

Menedżerowie powinni również regularnie mierzyć wydajność każdego pracownika za pomocą odpowiednich wskaźników i być przygotowani do omawiania wyników podczas oceny pracownika. Wybór odpowiednich wskaźników zależy od charakteru pracy. Na przykład kierowcy ciężarówek mogą być oceniani na podstawie ich terminowości dostaw, podczas gdy menedżerowie hoteli są oceniani na podstawie wskaźnika obłożenia. Menedżerowie powinni uważać, aby wybrać wskaźniki powiązane z celami firmy, a każdy pracownik musi wiedzieć z wyprzedzeniem, na podstawie czego będzie oceniany, aby mógł odpowiednio dostosować swoje priorytety i zachowania.

Dobrym pomysłem jest również, aby pracownik wypełnił formularz samooceny przed spotkaniem, aby menedżer i pracownik mogli go przejrzeć i dowiedzieć się, czy widzą się ze sobą.

Aby zakończyć proces oceny pracowników, menedżer powinien wypełnić formularz oceny pracownika, aby udokumentować to, co zostało omówione i uzgodnione cele. Ten formularz staje się częścią stałej dokumentacji firmy pracownika i może pomóc w podejmowaniu i wspieraniu przyszłych decyzji dotyczących wynagrodzenia, awansu lub rozwiązania umowy.

Oceny pracowników nie muszą zajmować dużo czasu i wysiłku. Oprogramowanie do zarządzania wydajnością może sprawić, że proces ten będzie szybki, łatwy i pozbawiony papieru.

Znaczenie ocen wydajności pracowników

Niezależnie od tego, jak często i w jaki sposób Twoja firma przeprowadza oceny wydajności, spotkania te powinny przynieść korzyści pracownikom i menedżerom. Pracownicy zyskają lepsze zrozumienie tego, co robią dobrze i gdzie mogą się poprawić, a także mogą zadawać pytania lub przekazywać informacje zwrotne swoim menedżerom.

Z kolei menedżerowie mogą komunikować oczekiwania swojemu zespołowi, identyfikować najlepsze wyniki i korygować problemy, zanim dojdzie do ich eskalacji.

Niesprawiedliwe oceny wyników są istotnym czynnikiem powodującym odejście pracowników; Oznacza to, że dostarczanie uczciwych, częstych i dokładnych informacji zwrotnych jest jeszcze ważniejsze.

Jakie umiejętności i kompetencje należy oceniać w przeglądzie?

• Komunikacja
• Współpraca i praca zespołowa
• Rozwiązywanie problemów
• Jakość i dokładność pracy
• Frekwencja, punktualność i niezawodność
• Umiejętność osiągania celów i dotrzymywania terminów

Przegląd powinien również zawierać:

• Wszelkie kompetencje specyficzne dla firmy lub stanowiska
• Osiągnięcia i wkład pracownika w jego rolę lub organizację

Jak mierzyć wydajność pracownika

Po omówieniu kluczowych obszarów oceny, oceń i zważ każdy element, aby uzyskać obraz ogólnej wydajności pracownika.

Sposób formatowania i organizowania tych informacji zależy od Ciebie i potrzeb Twojej firmy. Niektóre organizacje używają systemu oceniania od A do F, podczas gdy inne polegają na punktacji liczbowej, procentach lub pisemnych opisach (np. “przez większość czasu”, “przez jakiś czas”). Niezależnie od tego, jakiego systemu używasz, upewnij się, że jest obiektywny i łatwy do zrozumienia.

Po zakończeniu procesu oceniania umów się na omówienie swoich ustaleń z każdym pracownikiem i wspólne opracowanie planu wydajności pracowników.

Dlaczego oceny pracowników są ważne?

Oceny pracowników są kluczem do ustalenia jasnych oczekiwań i granic między pracownikami a menedżerami. Są narzędziem, za pomocą którego obie strony określają, jakie są cele na dany rok, jak wygląda sukces i jakie nowe ścieżki szkoleniowe lub rozwojowe są potrzebne, aby osiągnąć te cele.

Przede wszystkim opinie pracowników umożliwiają otwartą i szczerą informację zwrotną. Bez nich menedżerom i pracownikom trudno jest pozostać na tej samej stronie. Z tego powodu wyniki ocen pracowniczych często zawierają kluczowe informacje, które prowadzą do awansów, premii i podwyżek dla pracownika.

Jakie są korzyści z oceny wyników?

Korzyści z oceny wydajności (inaczej zwanej oceną pracowników) są liczne:

• Ustalają jasne oczekiwania między pracownikami a menedżerami.
• Wyznaczają cele i wskaźniki sukcesu na nadchodzący rok.
• Zapewniają pracownikom szczere informacje zwrotne na temat tego, co działa, a co wymaga poprawy.
• Pomagają pracownikom lepiej zrozumieć, czego się od nich oczekuje.
• Poprawiają komunikację.
• Pomagają menedżerom zrozumieć mocne strony, cele i motywacje pracownika.
• Pomagają pracownikom zaplanować przyszłą ścieżkę rozwoju ich kariery.
• Dają one pracownikom możliwość wyjaśnienia, w jaki sposób chcieliby być zarządzani.

Dlaczego potrzebujemy ocen pracowniczych?

Bez tych ustrukturyzowanych ocen pracowników jest mało prawdopodobne, aby każda z powyższych korzyści mogła zostać osiągnięta w zrównoważony sposób. Punkty te często gubią się w zgiełku codziennej działalności.

Oceny pracowników są zatem okazją dla menedżerów i pracowników do zatrzymania się, refleksji i wytyczenia ścieżki naprzód. Ostatecznie oceny wyników przynoszą korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi dzięki wyjątkowo indywidualnym informacjom zwrotnym dotyczącym wydajności obu części. Rutynowe oceny pracowników mogą również interweniować na wcześniejszym etapie, zanim pracodawca będzie wymagał poważnych działań w przyszłości, jeśli ma to zastosowanie.

Wskazówki dotyczące oceny pracowników

Umiejętność przeprowadzania sesji oceny pracowników jest jednym z najważniejszych zadań menedżera. Jako lider zespołu bardzo ważne jest, abyś miał otwartą i odpowiedzialną komunikację z każdym członkiem zespołu i pracował z każdym z nich nad celami osobistymi i organizacyjnymi.

Rób dużo notatek

Robienie notatek między ocenami pracowników i w ich trakcie pomoże Ci śledzić ważne informacje potrzebne do skutecznego zarządzania pracownikiem i zapewnić, że Twoje rozmowy są ustrukturyzowane i możliwe do działania.

Bądź szczery i konkretny dzięki informacjom zwrotnym

Regularne informacje zwrotne pomagają kierować i szkolić pracownika w kierunku sukcesu. Aby to zrobić, musisz dać jasny wgląd w to, co działa, a co nie i co wymaga poprawy. Pamiętaj, aby podać wyraźne kroki naprzód i umożliwić swojemu zespołowi poprawę.

Nie porównuj pracowników

Nikt nie jest taki sam, więc nie powinieneś traktować ich w ten sposób w ocenach pracowników. Zamiast tego mierz indywidualne postępy swoich pracowników w oparciu o cele, które wspólnie uzgodniłeś. Unikaj oceniania na podstawie osobowości, ponieważ ostatecznie nie ma to znaczenia, czy osiągają swoje cele i są dobrze dopasowani kulturowo.

Zbuduj silną relację

Otwarte rozmowy mają miejsce tylko wtedy, gdy obie strony czują się komfortowo, będąc ze sobą szczerymi. Wynika to z silnej relacji między pracownikiem a menedżerem. Traktuj oceny jako przyjazne dyskusje i zachęcaj do otwartego dialogu. Przeprowadzanie regularnych, cotygodniowych odpraw pomoże stworzyć tę uczciwą relację, która doprowadzi do bardziej uczciwej i wartościowej dwukierunkowej informacji zwrotnej. Pamiętaj, że ocena pracownika nie powinna być monologiem.

Zadawaj konkretne pytania

I upewnij się, że te pytania służą konkretnemu celowi. Oceny pracowników powinny działać jako przegląd ostatniego kwartału lub roku, być dwukierunkową rozmową na temat rozwoju osobistego i zespołowego oraz zapewniać menedżerom wgląd w to, jak mogą się poprawić. Utwórz listę pytań, które pomogą skierować rozmowę we właściwym kierunku, aby objąć każdy z tych celów.

Mając na uwadze tę ostatnią wskazówkę, rzućmy okiem na kilka przykładowych pytań dotyczących oceny wydajności, które można włączyć do własnych spotkań.

Przykłady pytań oceniających pracowników

Jak wspomniano, powinieneś być rozważny z rodzajami pytań, które zadajesz w ocenie wydajności pracownika. Innymi słowy, Twoje pytania powinny odnosić się do jasnego działania dla Ciebie i członka zespołu. Na przykład pytania mogą dotyczyć wydajności pracowników, rozwoju zawodowego lub własnego zarządzania.

Pytania dotyczące wydajności

Pytania dotyczące oceny wydajności pracowników mogą obejmować:

• Jak myślisz, jakie było twoje wielkie osiągnięcie w tym roku?
• Ogólnie rzecz biorąc, jak oceniasz swoje wyniki w tym roku / kwartale?
• Czy uważasz, że osiągnąłeś swoje cele SMART w tym okresie przeglądu? Jeśli nie, dlaczego?
• Z jakimi wyzwaniami musiałeś się zmierzyć i co mogę zrobić, aby pomóc?
• Co masz nadzieję osiągnąć w firmie w tym roku?

Chodzi o to, aby zachęcić pracownika do refleksji nad własnymi wynikami i wytyczyć ścieżkę naprzód. Każde z tych pytań jest początkiem rozmowy i powinno być połączone z własnymi danymi wejściowymi i sugestiami.

Pytania rozwojowe

Rozwijając pytanie dotyczące wydajności, rozmowa programistyczna może obejmować:

• Jakiego wsparcia, szkoleń lub zasobów potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele?
• Jakie są Twoje długoterminowe cele zawodowe? Jak mogę pomóc Ci je osiągnąć?
• Jakie nowe umiejętności lub wiedzę chcesz rozwinąć w tym roku?
• Na jakie stanowisko w firmie chcesz się przenieść w następnej kolejności?
• Jak myślisz, gdzie jest miejsce na poprawę?

Ta część oceny pracowników polega na wypracowaniu ścieżki rozwoju dla pracownika i pokazaniu, że Ty i Twoja firma jesteście tam, aby ich wspierać.

Pytania dotyczące zarządzania

Na koniec powinieneś poświęcić trochę czasu na otrzymanie opinii. Zadawaj pracownikom pytania takie jak:

• Czy ten proces przeglądu działa dla Ciebie? Jak wolisz otrzymywać opinie?
• Jak mogę lepiej zarządzać Tobą?
• Czy masz wszystko, czego potrzebujesz do wykonywania swojej pracy?
• Gdzie kierownictwo firmy pomogło lub utrudniło twoje wyniki?

Podsumowanie

Celem jest nauczenie się, w jaki sposób możesz być lepszym menedżerem i zidentyfikować wszelkie biurokracje lub mikrozarządzanie, które mogą utrudniać wydajność pracownika. Oceny pracowników mają kluczowe znaczenie dla utrzymania zgodności personelu i menedżerów oraz pracy w dążeniu do wspólnego celu. Oznacza to otwartą, dwukierunkową komunikację, która pomaga obu stronom rozwijać ich umiejętności i procesy.

Wiele osób obawia się oceny wydajności i komentarzy do przeglądu wydajności. Dotyczy to zarówno pracowników, jak i menedżerów. Wygląda to na korporacyjny rytuał przejścia, który niepokoi wszystkich. Co gorsza, zdarza się to regularnie. I, niektórzy mogą powiedzieć, zdarza się to zbyt często. Istnieje również wiele wątpliwości, czy proces jest całkowicie dokładny lub kompletny. Co więcej, niektórzy menedżerowie mogą nawet uważać za ciężar poświęcenia na to czasu, biorąc pod uwagę ich napięte harmonogramy i rzeczy, które dzieją się w ich życiu osobistym. Jednak prawidłowo przeprowadzone oceny mogą pomóc nie tylko poprawić wydajność, ale także zaangażowanie pracowników.

W tym artykule przyjrzymy się rozbieżnym poglądom pracowników, menedżerów i liderów HR na temat ocen pracowników i informacji zwrotnych na temat oceny pracowników. Analizujemy praktyczne zalecenia dotyczące pisania komentarzy do ocen wydajności, a także przykłady komentarzy przełożonych, które można wykorzystać w kluczowych aspektach wydajności pracowników.