Spis treści
Komunikacja jest bardzo ważnym elementem poprawnego funkcjonowania organizacji. Błędy popełnione na tym płaszczyźnie mogą mieć wpływ na warunki pracy, atmosferę, motywację, a nawet efektywność pracowników.
Rodzaje komunikacji można wyróżnić w zależności od kierunku komunikacji, treści komunikatów oraz charakteru relacji między nadawcą a odbiorcą.
Komunikacja w firmie:Rodzaje
- pionowa
- pozioma
- ukośna
Komunikacja pionowa
Komunikacja w dół
Komunikacja w dół to rodzaj przepływu informacji, w którym uczestniczą menedżer i pracownik. Przekazywanie pracownikom zadań, ocena ich pracy, motywowanie pracowników oraz wszelkiego rodzaju informacje zwrotne to główne cele tej komunikacji.
Skuteczność komunikacji w dół zależy w dużej mierze od umiejętności przełożonego. Musi on umieć słuchać, starać się zrozumieć drugą stronę i profesjonalnie przedstawić swoje wnioski.
Komunikacja w górę
Komunikacja w górę odnosi się również do relacji pomiędzy pracownikiem a jego przełożonym. Może to oznaczać kontakt z własnym przełożonym, jak również z innymi przełożonymi na wyższych stanowiskach w firmie.
Główną funkcją tego typu komunikacji jest informowanie o swoich osiągnięciach, czyli raportowanie. Pracownicy zazwyczaj muszą regularnie informować swoich przełożonych o swoich obowiązkach, ponieważ jest to również ważny element oceny pracowniczej.
Do tej linii komunikacyjnej należą również wszelkiego rodzaju prośby pracowników kierowane do szefa. Chodzi o coś, co pomoże nam w realizacji naszych zadań, np. szkolenie lub dodatkowa pomoc. Nowe pomysły, które komunikujemy i omawiamy z naszym szefem są również częścią tej linii komunikacji.
Aby skutecznie się komunikować, warto przygotować się do rozmowy z szefem i omówić wszystkie tematy, które są istotne dla naszej pracy. Ważną umiejętnością jest bycie zwięzłym i konkretnym, tak aby można było formułować precyzyjne prośby i przekazywać informacje zwrotne.
Komunikacja pozioma
Jest to komunikacja, która występuje pomiędzy osobami na tym samym stanowisku, pracownikami na różnych stanowiskach wykonującymi te same obowiązki lub np. członkami zarządu. Najważniejszymi celami tego typu komunikacji są: jasny podział zadań, ustalenie strategii odpowiedzialności oraz przyjęcie wspólnej metody komunikacji.
Istnieje kilka ważnych elementów, które przyczyniają się do komunikacji poziomej w firmie. Należą do nich współpraca, zdrowa atmosfera, zaufanie do współpracowników, zdolność do kompromisu, umiejętność wyrażania siebie i umiejętność słuchania.
Komunikacja ukośna
Ten typ komunikacji jest bardzo podobny do komunikacji poziomej. Nie występuje ona jednak pomiędzy pracownikami mającymi te same obowiązki lub zajmującymi to samo stanowisko, ale pomiędzy osobami, których zadania są zupełnie inne. Polega również na wymianie informacji pomiędzy szefami dwóch różnych działów, a nawet firm.
Komunikacja w firmie: Misja komunikacji wewnętrznej
Zadaniem efektywnej komunikacji wewnętrznej w firmie jest informowanie pracowników o bieżących działaniach i planowanych krokach. Wynika to z przekonania, że tylko zaangażowany i świadomy pracownik może poczuć prawdziwą więź z firmą. W takiej sytuacji będzie on najlepszą wizytówką firmy, dostarczając pochlebnych opinii na temat jej działalności i sposobu traktowania pracowników.
Dzięki efektywnemu przepływowi informacji pracownicy znają zasady funkcjonowania firmy, jej priorytety i zobowiązania na przyszłość. Dzięki dobrze rozwiniętej komunikacji wewnętrznej, pracownicy są przygotowani na ewentualne zmiany, a dialog pomiędzy pracodawcą a pracownikami sprawia, że atmosfera w firmie jest lepsza, eliminując poczucie zagubienia i frustracji. Pracownicy, którzy wiedzą, co dzieje się w firmie, czują, że są szanowani i traktowani poważnie. Wtedy ich podejście do zadań staje się dużo bardziej ugruntowane.
Zaangażowanie zespołu i wiara w ogólny sukces są niezwykle ważne. Gdy firma posiada starannie dobrany i efektywny zespół, z właściwą komunikacją, rola lidera może sprowadzać się do delegowania obowiązków, motywowania i mierzenia wyników. Dobrze poinformowani pracownicy, którzy znają swoje cele i zadania oraz są dodatkowo zaangażowani, nie potrzebują stałego nadzoru. Będą wykonywać zadania tak efektywnie, jak to tylko możliwe, ponieważ pracują dla wspólnej sprawy.
Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji?
Aby dbać o prawidłową komunikację w firmie, trzeba umieć wychwycić popełniane błędy, za które odpowiada właściciel firmy. Niestety, znaczenie właściwej komunikacji jest często niedoceniane przez właściciela, co skutkuje wieloma błędami i problemami.
Do najczęstszych błędów komunikacyjnych w firmie należą:
Brak odpowiednich narzędzi do przekazywania informacji
W dzisiejszych czasach tablice informacyjne, biuletyny firmowe czy indywidualne spotkania z pracownikami już nie wystarczają. Konieczne jest przekształcenie komunikacji w format elektroniczny. Przede wszystkim poprzez wprowadzenie komunikatorów internetowych, komunikacji mailowej czy specjalnych systemów informatycznych (CRM, ERP), za pomocą których można zostawiać informacje dla innych pracowników.
Rozwiązanie? Oczywiście wdrożenie nowoczesnych kanałów komunikacji, a przynajmniej telefonów, aby pracownicy nie musieli tracić czasu na bieganie między biurami. Usprawniłoby to również w znacznym stopniu wiele procesów w firmie.
Jednokierunkowa komunikacja
Niektórzy właściciele firm, którzy aspirują do roli liderów, uważają swoje słowa za święte. Niestety, często to nadmuchane ego nie ma nic wspólnego z rzeczywistością i znacząco alienuje ich od możliwości zdobycia szacunku swoich pracowników. Jednostronna komunikacja, w której każda decyzja jest ostateczna, a od pracowników oczekuje się jedynie wykonywania poleceń, prowadzi donikąd – nie tylko nadmiernie wzmacnia hierarchię w firmie, ale także ogranicza kreatywność pracowników.
Rozwiązanie? Pozwól pracownikom sugerować rozwiązania i wyrażać własne opinie na dany temat, i wkrótce firma na tym skorzysta.
Brak otwartości na zmiany
Firmy często rozwijają się bardzo szybko. Z małych, kilkuosobowych firm rozrastają się w mini korporacje w których zatrudnia się kilkadziesiąt osób. Tymczasem mentalność pozostaje taka sama jak na początku. Wszyscy uważają, że kontakt jest doskonały i nie trzeba nic poprawiać w procesie komunikacji. Z czasem okazuje się, że komunikacja jest dużym problemem, a rozwój firmy jest poważnie utrudniony.
Rozwiązanie? Reagowanie na zmiany i zwiększanie liczby pracowników poprzez dostosowanie środków komunikacji do aktualnych potrzeb.
Zarządzanie
Presja pracy, konieczność szybkiej komunikacji, błędy… Nadmierny pośpiech jest konsekwencją braku odpowiednich narzędzi komunikacyjnych i powoduje, że popełniamy błędy, przekształcamy komunikaty, tworzymy chaos i prowadzimy do nieodpowiedniego dzielenia się informacjami.
Brak pochwał/kar
Komunikacja w firmie to także informacje przekazywane pracownikom przez przełożonych. I nie chodzi tu tylko o suche komunikaty dotyczące pracy, ale także o zwykłe rozmowy z podwładnym. Pracownik oczekuje od czasu do czasu pochwały za dobrze wykonaną pracę, więc brak jakiejkolwiek reakcji ze strony kierownictwa może prowadzić do jego złego samopoczucia. Brak karania pracowników za nieprzestrzeganie zasad obowiązujących w organizacji może mieć również złe konsekwencje.
6 sposobów na poprawę komunikacji w firmie
Co można zrobić, aby zapewnić dobrą atmosferę w pracy? Jak można zwiększyć zaangażowanie pracowników? Oto lista praktycznych wskazówek!
Zastanów się, co chcesz osiągnąć
Aby komunikacja wewnętrzna odniosła sukces, należy zastanowić się, co chcemy osiągnąć. Kiedy już to zrobisz, łatwiej będzie Ci dobrać odpowiednie narzędzia i określić grupę docelową. Pamiętaj, że nie musisz wysyłać tego samego komunikatu do wszystkich (np. inne komunikaty mogą być skierowane do kierownictwa, a inne do pracowników).
Analizuj swoje działania
Akcje nie mogą być przypadkowe. W związku z tym, osoby odpowiedzialne za komunikację korporacyjną powinny być w stałym kontakcie z kierownictwem, aby zapewnić, że proponowane przez nie działania są zgodne z wizją organizacji. Osoby odpowiedzialne za public relations są również odpowiedzialne za wyznaczanie krótko- i długoterminowych celów oraz przygotowywanie raportów podsumowujących.
Nie bój się audytu
Raz w roku warto przeprowadzić audyt komunikacji. Jego celem jest zbadanie kultury organizacyjnej i zidentyfikowanie tzw. dobrych praktyk komunikacyjnych. Uwzględnia również to, w jakim stopniu system komunikacji wewnętrznej jest zgodny z misją firmy. W przypadku rozbieżności warto rozważyć zmiany.
Wykorzystanie różnych narzędzi komunikacji wewnętrznej
Osoby odpowiedzialne za system komunikacji wewnętrznej mają do dyspozycji różne formy kontaktu. Oprócz newsletterów, biuletynów, intranetu, mogą oni korzystać z innych, bardziej nowoczesnych narzędzi. Ciekawymi propozycjami są na przykład podcasty. Aplikacja mobilna również działa dobrze. Dzięki tej opcji pracownicy mają łatwy dostęp do aktualnych ofert, promocji, informacji o produktach i statystyk sprzedaży.
Informuj swoich pracowników o wszystkich ważnych sprawach
Nie zapominaj o komunikacji z organizacją na temat wszystkich ważnych kwestii – mów nie tylko o sukcesach, ale także o zmianach personalnych czy popełnionych błędach. Jeśli pracownicy dowiadują się o wydarzeniach firmowych z mediów lub innych źródeł zewnętrznych, będą czuli się pominięci. To z kolei prowadzi do utraty zaufania, frustracji i zmniejszenia zaangażowania. Ponadto treść komunikatu może zostać zniekształcona.
Poznaj potrzeby i oczekiwania swoich pracowników
W budowaniu dobrej komunikacji wewnętrznej istotne jest poznanie perspektywy pracowników. W tym celu warto przeprowadzić ankietę lub zorganizować spotkanie, na którym pracownicy będą mogli swobodnie zadawać pytania lub wyrażać swoje obawy.
