Mapowanie Procesów – wyjaśnienia, przyklady

Mapowanie procesów to strategia wizualna służąca do lepszego zrozumienia, jak proces będzie działał. Zwykle zawiera diagram przedstawiający przepływ pracy lub wszystkie etapy procesu biznesowego.

• Scharakteryzuj, co robi firma.
• Potwierdź, kto jest odpowiedzialny za to, co jest w procesie.
• Określ początek i punkt końcowy procesu (wynik lub końcowy wynik procesu)
• Klasyfikuj aspekty, które przyczyniają się do sukcesu procesu (lub mu zapobiegają).

Mapowanie procesów biznesowych umożliwia również wybór konkretnego celu i sposobu pomiaru, śledzenia i porównywania go z ostatecznym celem Twojej firmy. Obejmuje to ustalenie, czy konkretny proces jest zgodny z ogólnymi celami i funkcjonalnością firmy.

Chociaż mapowanie procesów może być używane do wizualizacji dowolnego rodzaju procesu, jest najczęściej używane do analizy procesów, szkoleń, integracji i ciągłego doskonalenia. Są one przydatne do komunikowania złożonego procesu, rozwiązywania powtarzającego się problemu w ramach danego procesu lub koordynowania obowiązków wielu członków zespołu.

Znaczenie mapowania procesów dla osiągnięć biznesowych

Mapowanie procesów pozwala szybko zrozumieć, jak działają procesy, jak można je ulepszyć lub ograniczyć oraz ile kroków jest wymaganych do ukończenia procesu. Każdy proces biznesowy może skorzystać z mapowania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o usprawnianiu procesów biznesowych, sprawdź to:

Doskonalenie procesów biznesowych: co to jest i jak go wdrożyć?

W przypadku zadań proceduralnych niektóre organizacje używają map procesów, które są podobne do diagramów przepływu pracy, dzięki czemu pracownicy wiedzą, jakie środki należy podjąć w przepływie pracy procesu. Mapowanie procesów jest zwykle używane do definiowania standardów lub procedur realizacji firmy.

Ponieważ już czytasz o mapowaniu procesów, spekulujemy, że jesteś świadomy co najmniej kilku zalet. Przeczytaj jednak uważnie tę sekcję, ponieważ pomoże to uspokoić osoby wokół ciebie!

• Jest to korzystne dla testowania scenariuszy i kontekstów warunkowych.
• Może być używany jako narzędzie marketingowe do demonstrowania inwestorom lub klientom przemysłowym niezawodności procesów organizacyjnych.
• Poprawia czytelność dokumentacji procesu
• Zwiększ zrozumienie ról i obowiązków zaangażowanych osób.
• Pomaga zidentyfikować wady w procesie i miejsca, w których należy wprowadzić ulepszenia, a także pomaga zespołom w burzy mózgów nad pomysłami na ulepszenia lub nowe zmiany, które pomogą sprostać wyzwaniom, takim jak utrzymanie pracowników, spadek przychodów i tak dalej.
• Pomaga w redukcji kosztów związanych z rozwojem produktów i usług
• Ułatwia redukcję kosztów związanych z procesem innowacji
• Wzmocnij pracę zespołową i zadowolenie pracowników
• Może być używany do szkolenia pracowników jako materiał do nauki.
• Pomaga w poprawie efektywności procesów pracy

Kiedy należy wygenerować mapę procesu

Jeśli zwiększenie efektywności jest Twoim oczywistym priorytetem, być może nadszedł czas, aby stworzyć mapę procesu, aby uzyskać pełny obraz procesu, zanim przejdziesz do bardziej szczegółowych postępów.

Chociaż zatrudnienie konsultantów do oceny procesów może być korzystne, można to również osiągnąć wewnętrznie za pomocą narzędzia do tworzenia przepływów pracy o niskim kodzie.

• Kiedy zespoły muszą generować pomysły na usprawnienie procesów
• Gdy grupa dąży do poprawy łączności,
• Gdy brakuje dokumentacji procesowej
• Gdy zespoły muszą wykryć usterki prowadzące do opóźnień, niepewności lub przeróbek.

Korzyści z tworzenia mapy procesów

Mapowanie procesów oferuje wiele korzyści. Wspomnieliśmy o kilku korzyściach na poziomie abstrakcyjnym – lepszym zrozumieniu procesu i poprawie wydajności. Bardziej konkretne korzyści z tworzenia mapy procesów obejmują:

• Zwiększanie satysfakcji z pracy. Pracownicy wiedzą, czego się spodziewać, jakie są ich obowiązki i doceniają przejrzystość, jaką zapewnia mapa procesów.
• Popraw wydajność pracowników. Pracownicy, którzy rozumieją swoje role i gdzie znaleźć pomoc, gdy jej potrzebują, są bardziej produktywni.
• Certyfikaty. Pomóż organizacjom uzyskać i utrzymać certyfikaty branżowe, takie jak ISO 9000 i 9001.
• Rozwiązywanie problemów. Mapa procesów biznesowych umożliwia organizacjom testowanie hipotez i symulacji symulacji, co ułatwia identyfikację problemów i potencjalnych rozwiązań.

Rodzaje map procesów

Istnieje kilka rodzajów map procesów, z których każda ma różne typy projektów, które najlepiej pasują. Przejrzyj różne typy map procesów i wybierz typ, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Mapa SIPOC

SIPOC oznacza Dostawca, Wejście, Proces, Wyjście, Klient. Ten rodzaj mapy procesu podsumowuje przepływ procesu od początku do końca i jest cennym narzędziem do zbierania istotnych informacji dotyczących procesu i organizowania go wizualnie. Mapy SIPOC są powszechnie stosowane w produkcji i produkcji.

Mapa rozmieszczenia

Mapa wdrożenia, nazywana również schematem blokowym interdyscyplinarnym, jest wizualnym narzędziem do komunikowania kroków i interesariuszy określonego procesu. Mapy wdrożenia są szczególnie przydatne, gdy proces obejmuje wielu współautorów w różnych działach lub funkcjach biznesowych. Mapa wdrożenia może służyć do wizualizacji procesu wysyłki lub realizacji, w którym różni partnerzy biznesowi obsługują różne kroki.

Mapa Swimlane

Podobnie jak w przypadku map rozmieszczenia, mapy torów pokazują etapy procesu i kto jest odpowiedzialny za każdy krok. Mapy torów pływackich używają wierszy lub kolumn — przypominających tory w basenie — do reprezentowania każdego interesariusza. Zespół HR może użyć  mapy toru pływackiego, aby stworzyć szczegółowy podział obowiązków w procesie, takim jak wdrażanie pracowników.

Mapa strumienia wartości przenosi format mapy procesu na wyższy poziom, uwzględniając czas trwania każdego kroku i dodatkowe szczegóły dotyczące materiałów, zapasów i innych istotnych informacji. Mapy strumieni wartości, znane również jako schematy blokowe materiałów i informacji (MIFC), są zwykle używane do pokazania etapów procesu produkcyjnego, w tym czasu trwania każdego etapu i ilości produktu obsługiwanego na każdym etapie.

Kiedy używać mapy procesu

Mapy procesów pokazują zdarzenia, które prowadzą do celu końcowego lub wyniku. Podczas gdy w powyższej sekcji zbadaliśmy kilka przykładowych przypadków użycia mapowania procesów, oto kilka innych pomysłów na to, kiedy używać mapy procesów w różnych branżach.

Obiegi pracy w marketingu dokumentów

Dział marketingu może użyć mapy procesu do udokumentowania technicznych przepływów pracy, takich jak audyty SEO lub wdrażanie reklam cyfrowych. Posiadanie wizualnego zasobu, do którego można się odwołać, pomaga upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie i pomaga podczas wdrażania i szkolenia nowych członków zespołu.

Wizualizacja procesów i zadań finansowych

Mapa procesów może być przydatnym sposobem wizualizacji procesów w dziale zobowiązań, w którym różni członkowie zespołu wdrażają nowych dostawców, przetwarzają zamówienia i dokonują płatności. Mapy procesów pomagają zachować porządek i pokazują szczegóły, takie jak członkowie zespołu odpowiedzialni za poszczególne etapy procesu.

Pokaż kroki w łańcuchu dostaw

Podobnie jak w przykładzie finansowym, zarządzanie łańcuchem dostaw obejmuje również rurociągi i przepływy pracy, w których różne elementy znajdują się na różnych etapach w różnym czasie. Mapy procesów, zwłaszcza mapy strumieni wartości, pomagają specjalistom ds. logistyki dokumentować i organizować złożone informacje o łańcuchu dostaw.

Kieruj strategiami i relacjami sprzedażowymi

Zespoły sprzedaży mogą użyć mapy procesu, aby utworzyć wizualny przewodnik dla swoich działań związanych z zarządzaniem potencjalnymi klientami. Dzięki mapie procesów sprzedawca może zaplanować cały proces sprzedaży i lejek, od wstępnego wprowadzenia z potencjalnym klientem do zamknięcia transakcji i utrzymania relacji z klientem.

Jak zrobić mapę procesu

Tworzenie mapy procesu jest proste. Zaczynasz od zadania lub procesu, który chcesz zmapować. Następnie należy wymienić kroki. Z każdym krokiem dodajesz szczegóły, takie jak kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadań wymaganych w tym kroku.

Podczas tworzenia mapy procesu możesz natknąć się na krok, który spowolnił proces w przeszłości – jest to Twoja szansa na usprawnienie procesu i uczynienie go bardziej wydajnym.

• Zidentyfikuj proces, który chcesz zmapować. Być może jest to proces, który chcesz udokumentować, aby mieć referencje do szkolenia, lub może to być proces, który chcesz przejrzeć, aby go usprawnić i uczynić bardziej wydajnym.
• Zidentyfikuj kroki i działania. Przed umieszczeniem tych informacji w formacie mapy procesu po prostu zapisz wszystko na liście, co ułatwi późniejsze zorganizowanie w format wizualny.
• Uporządkuj kroki. Określ sekwencję zdarzeń potrzebnych do pomyślnego zakończenia procesu.

Przykłady mapowania procesów

Tworzenie dokumentacji procesu można rozpocząć na różne sposoby, aby zaprojektować proces. Możesz użyć schematów blokowych, diagramów, map myśli lub czegokolwiek, co wymyśli twoja wyobraźnia, ale dostępnych jest kilka powszechnie stosowanych i uznanych metodologii.

Podstawowe schematy blokowe

Podstawowy schemat blokowy to prosta mapa, która przedstawia etapy procesu, a także jego wejścia i wyjścia. Schemat blokowy może być tak prosty, jak wizualna reprezentacja etapów procesu, lub tak złożony, jak wdrożenie lub schemat blokowy z góry na dół.

Kiedy złożyć wniosek

• Opracowywanie nowych projektów
• Tworzenie i dokumentowanie procesu rozwiązywania problemów
• Aby pomóc zespołom w lepszym komunikowaniu pomysłów
• Analiza przepływu pracy i zarządzanie nim

Instrukcje rysowania

Oto prosty obraz schematu blokowego, który pomoże Ci dowiedzieć się, jak je tworzyć.

Jeśli chcesz bardziej szczegółowo opisać mapowanie schematu blokowego, wypróbuj jeden z poniższych sposobów

SIPOC

Diagram SIPOC to mapa procesu wysokiego poziomu, która daje szczegółowy diagram. Chociaż na początku wydaje się to trudne, jest to jedna z najbardziej intuicyjnych i praktycznych metod szybkiego zrozumienia faz procesu, gdy rzeczy zaczynają się i kończą na wejściach i wyjściach.

Kiedy używać

• Zidentyfikuj kluczowe elementy procesu przed utworzeniem szczegółowej mapy
• Zdefiniowanie zakresu złożonych procesów.
• Na etapach pomiaru metodologii DMAIC

Jak rysować?

• Dostawca: kto wprowadza dane, aby rozpocząć proces?
• Wejście: Co ta osoba wkłada?
• Proces: Co zamierzasz zrobić z tymi informacjami?
• Wyjście: Jaki jest wynik przetwarzania?
• Klient: Komu dostarczyłeś przetworzone dane? Sprawdź diagram SIPOC z kierownikiem projektu i innymi interesariuszami.

Ramy dla diagramu SIPOC po wdrożeniu pokazano poniżej:

Diagram mapowania strumienia wartości (VSM)

Diagram mapowania strumienia wartości (VSM) jest jedną z siedmiu zasad Lean, która jest metodologią ciągłego doskonalenia procesów biznesowych poprzez mapowanie wartości procesu biznesowego. Jest to wizualna reprezentacja wszystkich interakcji z klientami i wartości, jaką zapewniają.

• Dokumentowanie, analizowanie i usprawnianie przepływu informacji i materiałów
• Aby rejestrować metryki wejść i wyjść na etapie procesu
• Aby uzyskać wgląd w podejmowanie decyzji i przebieg procesów
• Aby określić, gdzie powinny koncentrować się przyszłe projekty lub podprojekty

Mapa strumienia wartości integruje wszystkie te kroki, zapewnia ogólną wizualizację wszystkich wartości dodanej lub marnotrawnych praktyk oraz umożliwia analizę i identyfikację sposobów poprawy procesu dostarczania wartości.

BPNM Diagram

BPMN jest najczęściej stosowaną metodologią mapowania procesów i wykorzystuje symbole schematów blokowych do tworzenia graficznej reprezentacji procesu, takie jak owale dla punktu początkowego i końcowego, prostokąty dla zadań / kroków, romby dla punktów decyzyjnych i strzałki wskazujące kierunek przepływu procesu.

• Można go użyć do zrozumienia stanu takim, jaki jest, model To-Be może być tworzony w miarę postępu projektu.
• Wczesne modele najprawdopodobniej będą reprezentacjami wysokiego poziomu procesu.
• BPMN jest używany, gdy krytyczne jest zrozumienie kroków wymaganych do wykonania zadania, kolejności, w jakiej te kroki muszą zostać wykonane, oraz tego, kto jest odpowiedzialny za wykonanie pracy.

Wynik wygląda mniej więcej tak.

Mapa procesu Swim-Lane

Mapa procesu ścieżki pływackiej może pomóc w śledzeniu pracy przekazywanej między zespołami lub działami. Zadania, dokumenty, dane i inne elementy mogą być uwzględnione. Jak sama nazwa wskazuje, wybrany proces jest mapowany od lewej do prawej i przypomina tory pływackie w basenie. Oto, kiedy należy go użyć

• Aby określić obowiązki konkretnych osób lub działów
• Identyfikowanie wąskich gardeł, nadmiarowości i nieistotnych kroków w celu usprawnienia procesów
• Zapewnienie, że wszystkie niezbędne strony są włączone w proces

Tak to działa:

Różne podmioty zaangażowane w proces są wymienione po lewej stronie. Katalizują proces. Wynik procesu jest wyświetlany po prawej stronie.

Rzeczywiste tory pływackie znajdują się w centrum. Oto przykład użycia diagramu toru pływackiego do mapowania złożonego procesu

Lista kontrolna mapowania procesów

• Rozpocznij od zidentyfikowania punktów początkowych i końcowych procesu, zanim określisz kroki procesu. Pomaga to w tworzeniu limitów.
• Spraw, aby mapy procesów były jak najbardziej czytelne i zrozumiałe dla wszystkich osób w organizacji.
• Uwzględnij na mapie tylko te informacje, które są niezbędne. Nie mniej ani więcej niż to, co jest wymagane do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy
• Uwzględnij wszystkich kluczowych interesariuszy w procesie mapowania, aby uniknąć utraty ważnych informacji lub kroków.
• Aby zwiększyć wydajność, użyj oprogramowania do mapowania procesów biznesowych, które umożliwia szybkie rysowanie i współpracę z zespołem w czasie rzeczywistym.

Mapa procesu FAQ

Mapa procesu pokazuje kolejne kroki związane z każdym procesem i informacje o tym, kto jest odpowiedzialny za każdy krok. Niektóre mapy procesów zawierają dodatkowe informacje o oczekiwanych terminach lub szczegółach inwentaryzacji.