Cykl Deminga – wyjaśnienie, historia, przykłady

Cykl Deminga, inaczej PDCA to skrót od plan-do-check-act. Metodologia jest czteroetapowym cyklem dawniej nazywanym cyklem Deminga.

Metodologia PDCA ma na celu usprawnienie procesów zachodzących w firmie oraz wyeliminowanie powtarzających się błędów. Jest to narzędzie do planowania projektów i jest kluczowym elementem lean management.

Pamiętaj o tym, że jest to cykl, co oznacza, że zakończenie każdego cyklu skłania do rozpoczęcia następnego. W ten sposób firmy pozostają w pętli zmian i stale ewoluują.

Jaka jest historia metodologii PDCA?

Koncepcja cyklu PDCA została pierwotnie opracowana przez Waltera A. Shewharta, pioniera statystyki, który opracował statystykę procesów statystycznych w USA w 1930 roku. Został opracowany i promowany od lat 50. przez Williama Edwardsa Deminga, a obecnie znany jest jako Deming Wheel.

Cykl PDCA został spopularyzowany jako narzędzie Total Quality Management. Został również włączony do podejścia procesowego opisanego w normie ISO 9001 w wydaniu z 2000 roku. Projekt ISO 9001:2015 zawierał rysunek przedstawiający podejście procesowe poprzez cykl PDCA, jednak został usunięty z ostatecznej wersji.

Cykl znany jest pod kilkoma nazwami, w tym: koło Deminga, cykl Deminga, PDCA, cykl Shewharta, PDSA. Oryginalny cykl Shewharta (1939) miał jednak tylko trzy etapy:

• specyfikacja
• produkcja
• inspekcja

i został rozszerzony przez W. Edwardsa Deminga dopiero w 1950 roku w formacie innym niż ten, który jest znany dzisiaj:

• Zaprojektuj produkt
• Zrób to
• Wprowadź go na rynek
• Przeprojektowanie

Ta wersja została zaprezentowana dla JUSE w Japonii. Nie wiadomo, kto przetłumaczył to na wersję PDCA.

Kiedy należy stosować PDCA?

Cykl Deminga PDCA ma wiele zastosowań, możesz go użyć, gdy:

• Ocena wielu rozwiązań
• Inicjowanie nowego projektu doskonalenia
• Opracowanie ulepszonego projektu, procesu itp.
• Wdrażanie nowej zmiany
• Usprawnienie procesu
• Ciągłe doskonalenie

Najlepszą rzeczą w tym cyklu jest to, że ma on zastosowanie w wielu branżach i różnych działach w tej samej firmie.

Przyjrzyjmy się teraz bliżej tajnikom cyklu oraz temu, co się z nim wiąże i jak korzystać z cyklu PDCA.

Bliższe spojrzenie na model cyklu Deminga Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Cykl Plan-do-check jest ważnym elementem zarządzania Lean, w którym ciągłe ulepszenia są pewne. Metodologia pomaga firmom planować przyszłość, analizować wyniki i podejmować ważne decyzje dotyczące przyszłego rozwoju firmy.

Wyjaśnijmy cykl PDCA i jak korzystać z cyklu PDCA, analizując 4 kroki zawarte w cyklu.

Pierwszy krok w cyklu obejmuje dokładne planowanie i strategię. Na tym etapie planujesz wszystkie kroki, które należy podjąć w przyszłości. Krok rozpoczyna się od zidentyfikowania problemu i opracowania ścieżki jego rozwiązania.

Planowanie jest dalej podzielone na cztery mniejsze etapy:

• Zidentyfikuj problem
• Przeanalizuj szczegóły problemu
• Oceń główną przyczynę problemu
• Opracuj plan działania
• Na czym polega problem?
• Jaka jest główna przyczyna problemu?
• Jak można to rozwiązać?
• Jakie zasoby są potrzebne, aby rozwiązać ten problem?
• Jakie mamy zasoby?
• Jakie jest optymalne rozwiązanie problemu?
• Jak rozwiązanie wpłynie na problem?

Musisz opracować nienaganny plan, aby reszta procesu przebiegała płynnie. Być może Ty i Twój zespół będziecie musieli poświęcić dużo czasu i wysiłku na tę fazę procesu. Ale będzie to warte zachodu, ponieważ nieskazitelność tego kroku jest warunkiem wstępnym powodzenia późniejszych etapów.

Po dokładnym zaprojektowaniu planu działania nadszedł czas na wdrożenie planu. Jest to faza, w której wykonujesz wcześniej wykonany plan.

Ten etap jest najważniejszy w cyklu plan-do-check, więc upewnij się, że mapujesz wszystkie zmiany i odpowiednio je nakreślasz. Wskazane jest wdrożenie planu w mniejszych krokach w kontrolowanym środowisku, w ten sposób można zminimalizować ryzyko, oceniając wyniki i odpowiednio planując, aby nie miało to wpływu na resztę procesu.

Po wdrożeniu planu można teraz ocenić wyniki, które przyniósł. Ten etap jest ważny, ponieważ pozwala przejrzeć swój plan, przeanalizować jego zalety i wady oraz wprowadzić odpowiednie zmiany tam, gdzie to konieczne.

Możesz sprawdzić wyniki ze standardową listą kontrolną opracowaną na etapie planowania lub przeanalizować je osobno. Jeśli wynik nie zadowala hipotetycznego postępu, możesz poszukać lepszych rozwiązań.

Musisz także zidentyfikować problemy lub jeśli coś poszło nie tak podczas procesu, możesz, a następnie przeanalizować ten problem i podjąć działania w fazie planowania, aby wyeliminować ryzyko w przyszłości.

Ponieważ ten krok poprowadzi Cię do podjęcia decyzji, upewnij się, że wszystkie wyniki są odpowiednio przedstawione i nie ma luk w procesie.

Ostatnim etapem cyklu PDCA jest akt. Jest to faza, w której można iterować plan na podstawie wyników.

Jeśli Twój plan nie przyniósł zamierzonych rezultatów, możesz wrócić do pierwszego kroku i ponownie zaplanować projekt. Nie martw się, twoje doświadczenie zwiększy twoją wiedzę, a następny plan, który zrobisz, będzie jeszcze bardziej skuteczny niż poprzedni.

Dzięki cyklowi PDCA możesz nie tylko planować i wprowadzać nowe zmiany w zarządzaniu, ale także ulepszać istniejące procesy, aby były jeszcze lepsze.

Jak proces Deminga PDCA wpływa na Twoją firmę

Niezależnie od tego, czy zmieniłeś proces produkcyjny, zmieniłeś program konserwacji, wprowadziłeś nowy sprzęt, czy zaprojektowałeś nowy produkt, wynik procesu PDCA prawdopodobnie wpłynie na inne zespoły i działy.

Gdy cykl PDCA wprowadza zmiany do procesu, należy zaktualizować standardowe procedury operacyjne, listy kontrolne konserwacji, arkusze, podręczniki szkoleniowe i wszelkie inne materiały, na które zmiana ma wpływ.

Podobnie, ostrzegaj pracowników produkcyjnych i ekipy konserwacyjne o nowych procesach. Upewnij się, że wiedzą, jak bezpiecznie i skutecznie iść naprzód.

Brak aktualizacji kluczowych procesów biznesowych w całej organizacji może prowadzić do nieprawidłowych procedur, częstszych przeróbek lub błędów zapewnienia jakości (QA) oraz potencjalnych problemów z bezpieczeństwem dla personelu utrzymania ruchu, jeśli będzie on kontynuował pracę na podstawie nieaktualnych podręczników lub instrukcji.

Może upłynąć trochę czasu, zanim te problemy wypłyną na powierzchnię, co utrudni wskazanie głównej przyczyny.

Przy każdym usprawnieniu procesu kontrola jakości ma kluczowe znaczenie. Dlatego na etapie planowania utwórz obszerną listę procesów, ludzi i zakładów, które należy zaktualizować po wdrożeniu nowego podejścia.

Przykłady

Omówmy teraz kilka przykładów cyklu Deminga PDCA.

Przykład #1

Zacznijmy od prostego hipotetycznego przykładu. Firma XYZ ma ugruntowaną pozycję w Stanach Zjednoczonych i ma około 100 sklepów. Chce rozszerzyć swój rynek na Kanadę. Kierownictwo wybiera zespół 50 osób z różnych działów i wyznacza im termin 6 miesięcy.

Przykład #2

Niedawno chińska firma programistyczna,  Shanghai Qishuo Network Technology Co., spółka zależna Infobird, nawiązała współpracę z jedną z wiodących na świecie marek obuwia sportowego. Celem jest ulepszenie funkcji analizy cyfrowej sprzedawcy obuwia, który podobno jest obecny w ponad 150 krajach.

Partnerstwo prawdopodobnie wykorzysta cykl zarządzania jakością PDCA do zarządzania danymi. Będzie również stosować inne techniki, takie jak model GROW (Goal – Reality – Options – Will), aby ułatwić integrację i analizę danych. W rezultacie oczekuje się, że przychody rynkowe firmy wzrosną o 10,41% w latach 2020-2025.

Zalety i wady cyklu Deminga

Omówmy teraz niektóre korzyści cyklu PDCA:

• Może pomóc obniżyć koszty i zmniejszyć marnotrawstwo zasobów
• Może zwiększyć zyski i osiągnąć cele
• Wspiera również ciągłe doskonalenie procesów organizacyjnych
• Pomaga również w szybszym rozpoznawaniu błędów, umożliwiając w ten sposób szybszą korektę.

Niektóre z wad cyklu PDCA to:

• Niewłaściwe wdrożenie może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego
• Niektórzy uważają również, że może to utrudniać nieszablonowe myślenie w niektórych sytuacjach i ograniczać koncentrację do czterech kroków
• Istnieją argumenty, że proces ten może być czasochłonny
• Proces ten może nie koncentrować się zbytnio na zaangażowanych zasobach ludzkich.

Ograniczenia koła Deminga

Koło Deminga jest użytecznym narzędziem do ciągłego doskonalenia, ale ma pewne ograniczenia. Należą do nich:

• Cykl PDCA wymaga szczegółowego planowania i analizy procesu, co może być czasochłonne i kosztowne.
• Cykl nie jest odpowiedni dla szybko zmieniających się procesów i dynamicznych środowisk.
• Dokładne zmierzenie sukcesu cyklu może być trudne ze względu na brak konkretnych wskaźników.
• Cykl może nie zawsze być skuteczny w rozwiązywaniu problemu ze względu na złożoność zaangażowanych procesów.
• Cykl może nie mieć zastosowania do wszystkich rodzajów problemów i rozwiązań.

Koło Deminga, czyli cykl PDCA, jest narzędziem ciągłego doskonalenia, wykorzystywanym do rozwiązywania problemów jakościowych i wdrażania nowych rozwiązań i pomysłów. Inne podejścia związane z tym narzędziem obejmują:

• Lean Six Sigma: Lean Six Sigma to połączenie dwóch metodologii, lean manufacturing i Six Sigma. Służy do identyfikacji i eliminacji wszelkich wad lub odpadów w procesie. Koncentruje się na poprawie doświadczenia klienta poprzez optymalizację procesów oraz redukcję błędów i defektów.
• Teoria ograniczeń: Teoria ograniczeń to narzędzie zarządzania, które koncentruje się na identyfikowaniu i usuwaniu wąskich gardeł w systemie. Opiera się na założeniu, że wydajność każdego systemu jest ograniczona przez jeden lub więcej czynników i że poprawa wydajności wymaga zidentyfikowania i usunięcia tych czynników.
• Kaizen: Kaizen to japoński termin oznaczający “ciągłe doskonalenie”. Jest to strategia lean manufacturing mająca na celu ciągłe wprowadzanie małych, stopniowych ulepszeń.

Podsumowując, Koło Deminga jest narzędziem do ciągłego doskonalenia i istnieje kilka innych podejść z nim związanych, w tym Lean Six Sigma, Teoria ograniczeń i Kaizen. Wszystkie te podejścia koncentrują się na identyfikowaniu i eliminowaniu wszelkich wad lub wąskich gardeł w systemie, a także na ciągłym wprowadzaniu małych, stopniowych ulepszeń.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)