Czym jest Balanced Scorecard?

Jak mierzysz wydajność swojej organizacji? Czy opierasz się tylko na wynikach finansowych? A może uwzględniasz również inne wskaźniki, takie jak dobre samopoczucie pracowników, innowacje, obsługę klienta i zaangażowanie?

Mimo że wyniki finansowe są oczywiście istotne, organizacje, które koncentrują się wyłącznie na tego rodzaju miarach, mogą często przegapić szansę na innowacje i udoskonalenia.

Czym jest Balanced Scorecard?

Balanced Scorecard (BSC) to wszechstronne narzędzie zarządzania organizacją, które integruje istniejące systemy zarządzania wokół strategii. Niestety, w przypadku wielu organizacji Balanced Scorecard jest często postrzegany głównie jako system kontroli, monitorujący wskaźniki w czterech różnych perspektywach.

Z czego się składa Balanced Scorecard?

Z technicznego punktu widzenia, wdrożenie Balanced Scorecard wymaga początkowo posiadania planu strategicznego organizacji oraz opracowania następujących elementów systemu:

• Misji, wizji i wartości organizacji
• Karty strategicznych wyników.
• Programu strategicznych inicjatyw.
• Programu komunikacji strategii organizacji.

Główne perspektywy w Balanced Scorecard

Tradycyjna Karta Zrównoważonego Wyniku przedstawia organizację z czterech różnych perspektyw. Następnie organizacja określa konkretne cele, które odpowiadają każdej z tych perspektyw i gromadzi dane dla każdej z nich. Jakie dokładnie są te perspektywy i jakie pytania powinny być zadawane w każdej z nich?

1. Perspektywa finansowa – Jakie cele zysków chcemy osiągnąć? Gdzie planujemy zwiększyć nasze przychody? Jaką wartość chcemy dostarczyć naszym akcjonariuszom? Jakie koszty chcemy obniżyć? Perspektywa finansowa jest reprezentowana za pomocą wskaźników finansowych, które pozwalają ocenić, jak realizacja strategii wpływa na wyniki finansowe organizacji.
2. Perspektywa wewnętrznych procesów biznesowych – Jak dobrze funkcjonuje nasza firma, a nasze produkty i usługi spełniają oczekiwania klientów? Ta perspektywa Balanced Scorecard jest przedstawiana za pomocą wskaźników odnoszących się do procesów, które tworzą wartość dla klientów.
3. Perspektywa klienta – Jakie cele powinny być uwzględnione w kontekście zwiększenia satysfakcji klientów z naszych produktów i usług? Jak możemy poprawić postrzeganie naszej organizacji przez klientów? Celem tej perspektywy jest identyfikacja rynków, na których organizacja chce konkurować. Wskaźniki używane w tej perspektywie powinny odzwierciedlać udział organizacji w obsłudze klientów oraz poziom zadowolenia klientów.
4. Perspektywa uczenia się i rozwoju – Jak możemy poprawić rozwój w organizacji? Jakie umiejętności powinni nabyć pracownicy, aby poprawić wyniki biznesowe? Wskaźniki w tej perspektywie powinny koncentrować się na aspektach długotrwałego rozwoju i doskonalenia organizacji.

Warto zauważyć, że żadna firma nie jest ograniczona do tych konkretnych czterech perspektyw. Balanced Scorecard pozwala na elastyczność w definiowaniu swoich własnych perspektyw, w zależności od tego, co jest kluczowe dla sukcesu organizacji. Dlatego wiele organizacji zdecydowało się na opracowanie niestandardowych kart wyników, dostosowanych do ich specyficznych celów. Z czasem Balanced Scorecard przekształciła się, aby nie tylko dostarczać pomiary wydajności, ale także określać konkretne działania i cele do osiągnięcia. Aktualnie karty wyników są analizowane pod kątem interpretacji danych i identyfikacji możliwości poprawy. Taka analiza pozwala określić kluczowe wskaźniki wydajności organizacji, źródła danych dla BSC oraz ich agregację w jednym miejscu.

Zalety Balanced Scorecard

Balanced Scorecard umożliwia organizacjom uzyskanie szybkiego i wszechstronnego spojrzenia na swoje działania, poprzez analizę zarówno miar finansowych, jak i miar niemających charakteru finansowego sukcesu.

Obejmuje on miary finansowe, które ujawniają skutki podjętych działań, a także miary operacyjne, które są równie istotne dla osiągnięcia sukcesu. Przykłady takich miar obejmują satysfakcję klienta, innowacje, zaangażowanie pracowników oraz wewnętrzne procesy biznesowe.

Korzystanie z Balanced Scorecard umożliwia organizacjom uzyskanie pełnej perspektywy dotyczącej swojego wyniku i tworzenie obrazu różnych działań i umiejętności niezbędnych do osiągnięcia swojej wizji i misji. Może być również wykorzystywany do identyfikacji obszarów działalności, w których wymagane są poprawy lub inwestycje, oraz do opracowania i wdrożenia bardziej ukierunkowanej strategii.

Nade wszystko może to być bardzo skuteczne narzędzie do zarządzania zmianą. Pozwala organizacjom dostosować swoje szersze cele strategiczne do celów działów lub osobistych, dzięki czemu wszyscy jasno widzą, co muszą zrobić, aby osiągnąć sukces, i jak ich praca przyczynia się do sukcesu całej organizacji.

Kto powinien korzystać z Balanced Scorecard (BSC)? 

Balanced Scorecard okazało się być przydatne w każdej branży: przemysłowej, non-profit, sektorze publicznym, ochronie zdrowia i wielu innych, niezależnie od wielkości organizacji.

Zazwyczaj jest używane przez zespoły kierownicze na poziomie zarządu organizacji lub na poziomie działu lub oddziału. Kluczem do efektywnej karty wyników jest zaangażowanie kierownictwa. Może się wydawać to oczywiste na pierwszy rzut oka, ale łatwo jest entuzjastycznie podchodzić do koncepcji karty wyników, zauważać, że jest ona stosunkowo prosta do wdrożenia i kontynuować bez pełnego zaangażowania i zrozumienia ze strony zespołu kierowniczego.

Powodem, dla którego to może być takie trudne, jest to, że aby skutecznie wdrożyć Balanced Scorecard w organizacji, musisz zmienić sposób jej obecnej zarządzania. Będziesz musiał zaprzestać tygodniowych raportów KPI lub tygodniowych spotkań kierowniczych i zintegrować wszelkie taktyki zarządzania strategicznego w swoją kartę wyników. Oczywiście, jeśli zespół kierowniczy nie zaakceptuje tego konceptu, nie będzie zobowiązany do zmiany swojego podejścia do zarządzania strategią i zarządzania.

Należy zauważyć, że Balanced Scorecard umożliwia łatwe komunikowanie sposobu rozmawiania o strategii, ale posiadanie strategii i jej omawianie to tylko jedno ogniwo całego procesu. Aby twoja karta wyników była skuteczna, musisz być w stanie wdrożyć swoją strategię, co obejmuje jej zarządzanie, pomiar i podejmowanie decyzji z nią związanych.

Od czego zacząć?

Wdrożenie Balanced Scorecard (BSC) w organizacji to złożony proces, który wymaga zaangażowania, strategicznego myślenia i systematyczności. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w efektywnym wdrażaniu BSC:

• Zbuduj zrozumienie i zaangażuj liderów – Wprowadzenie BSC wymaga aktywnego wsparcia najwyższego kierownictwa. Ważne jest, aby liderzy zrozumieli wartość narzędzia i byli gotowi je w pełni wykorzystać.
• Określ wizję i strategię organizacji – BSC jest narzędziem zarządzania strategicznego, dlatego kluczowe jest zrozumienie i wyraźne określenie wizji i strategii firmy.
• Zidentyfikuj kluczowe perspektywy i ustal wskaźniki – Tradycyjnie BSC koncentruje się na czterech perspektywach: finansowej, klienta, procesów wewnętrznych oraz nauki i rozwoju. Dla każdej perspektywy należy zidentyfikować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).
• Stwórz mapę strategiczną – Mapa strategiczna przedstawia graficznie zależności przyczynowo-skutkowe między różnymi wskaźnikami i perspektywami. Pomaga to zrozumieć, jak działania w jednej części organizacji wpływają na wyniki w innych obszarach.
• Określ cele i strategiczne inicjatywy – Dla każdego wskaźnika wydajności należy ustalić konkretne cele i inicjatywy, które pomogą osiągnąć te cele.
• Opracuj i wdroż system pomiaru i monitoringu – Ważne jest, aby mieć system pozwalający na regularne gromadzenie danych o wskaźnikach wydajności i porównywanie ich z ustalonymi celami.
• Zapewnij komunikację i dostęp do wiedzy – Wszyscy pracownicy powinni zrozumieć, czym jest BSC, dlaczego jest stosowany i jakie zmiany przynosi. To może wymagać szkoleń, warsztatów i innych działań edukacyjnych.
• Prowadź przeglądy i dostosowuj się – Regularne przeglądy BSC pozwalają upewnić się, że wskaźniki, cele i inicjatywy nadal odzwierciedlają priorytety organizacji. Strategia firmy może się zmieniać, dlatego BSC powinien być elastyczny.
• Postaw na ciągłe doskonalenie – Zarządzanie wydajnością to proces ciągły. Regularna analiza wyników i nauka na podstawie doświadczeń pozwala doskonalić działania.
• Zintegruj BSC z innymi systemami zarządzania – BSC powinien być częścią większego systemu zarządzania, obejmującego planowanie budżetowe, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie jakością i inne obszary.