Komunikacja w Zespole. 6 Strategii

W swojej istocie komunikacja to po prostu wymiana informacji między dwojgiem ludzi. Komunikacja zespołowa wykracza poza podstawową dwuosobową interakcję i obejmuje wymianę informacji między dowolną liczbą osób w Twojej firmie.

Nie ma znaczenia, czy jest to komunikacja między dyrektorem generalnym a nowym pracownikiem, czy menedżerami dwóch różnych działów, wszystko to należy do kategorii komunikacji zespołowej na takim czy innym poziomie.

Ale choć ta definicja może wydawać się prosta, w praktyce dobra komunikacja to znacznie więcej niż tylko wymiana danych. Chodzi o skuteczność komunikacji, a nie o samą komunikację.

Aby przekazywanie informacji było skuteczne – mówione, rysowane czy pisane – członkowie zespołu muszą najpierw dokładnie odebrać wiadomość, a następnie zrozumieć, w jaki sposób wpływa ona na nich.

Jeśli Twoje słowa nie spełniają tych kryteriów, niezależnie od tego, ile mówisz, Twój zespół nie otrzyma zamierzonego przez Ciebie komunikatu. Kiedy dzieje się to w Twojej firmie, nadszedł czas, aby skupić się na skuteczności zamiast ilości.

Sprawienie, by komunikacja w zespole była bardziej efektywna (tj. Jasna i zwięzła), znacznie poprawi sposób działania Twojej firmy.

Dlaczego komunikacja w zespole jest ważna?

Silna komunikacja jest siłą napędową wszystkiego, co robisz w pracy. Możesz prześledzić jakość projektu, relacje z interesariuszami i zadowolenie klienta aż do tego, jak dobrze Twój zespół komunikuje się ze sobą.

Dobra komunikacja prowadzi do skutecznego podejmowania decyzji, angażowania członków zespołu i udanych projektów. Z drugiej strony słaba komunikacja w zespole może spowodować:

  • Niezrównoważona lub powielana praca
  • Rozczarowujące wyniki projektu
  • Słabe opinie klientów
  • Wysoka rotacja członków zespołu
  • Środowisko o wysokim stresie
  • Niskie zaangażowanie członków zespołu

Aby poprawić komunikację w zespole, musisz dawać przykład. Ćwicz uważność i podejmuj działania, aby zachować przejrzystość wobec członków zespołu. Proaktywnie odpowiadaj na ich pytania i daj im kontekst dotyczący tego, dlaczego podejmujesz decyzje. Skuteczna komunikacja nie jest łatwa, ale tworząc kulturę otwartego dialogu, możesz stworzyć zdrowe środowisko pracy.

4 style komunikacji zespołowej

Wiedza o tym, jak komunikują się członkowie zespołu, może pomóc w zarządzaniu zespołem jako całością. Ocena osobowości i zachowania, która kategoryzuje podstawowy styl komunikacji danej osoby jako dominujący, wpływowy, sumienny lub stały.

Style komunikacji są złożone, a członkowie zespołu mogą mieć cechy więcej niż jednego z czterech stylów. Ale zrozumienie podstawowego stylu każdej osoby i dostosowanie do niego komunikacji może znacznie przyczynić się do zbudowania silnego zespołu.

Dominujący

Członkowie zespołu o dominujących stylach komunikacji są intensywni, skuteczni i skoncentrowani na wynikach. Zazwyczaj można dostrzec te osoby, ponieważ są konkurencyjne i dążą do sukcesu. Chociaż osoby te są naturalnymi liderami zespołów, ich słabościami mogą być niecierpliwość i zbyt duża pewność siebie.

See also  Osoba prawna - definicja, powstanie i różnice w stosunku do osoby fizycznej

Wskazówka: Rzuć wyzwanie dominującym członkom zespołu, aby czuli się zmotywowani w pracy, ale przypomnij im, aby zawsze koncentrowali się na zespole i misji firmy.

Wpływający

Członkowie zespołu o wpływowych stylach komunikacji są socjalizatorami Twojej grupy. Ci ludzie wiedzą, jak oczarować innych i stworzyć energiczne i angażujące środowisko. Twoi influencerzy odniosą sukces w relacjach z klientami i klientami, ponieważ lubią rozmawiać z ludźmi.

Wskazówka: Utrzymuj członków zespołu influencerów przed utratą koncentracji, powierzając im zadania, które pasują do ich zestawu umiejętności. Pozwól im wyrazić siebie w swojej roli, upewniając się, że nie rozpraszają innych.

Sumienny

Członkowie zespołu o sumiennym stylu komunikacji osiągają wysokie wyniki. Ci członkowie zespołu ciężko pracują, aby stworzyć bezbłędną pracę i zrobią wszystko, aby poszerzyć swoją wiedzę. Sumienny członek zespołu może preferować samodzielną pracę, aby móc kontrolować swoją wydajność.

Wskazówka: Ci członkowie zespołu preferują obiektywne przywództwo, więc nie ma miejsca na nieporozumienia. Pozwól sumiennym członkom zespołu pracować nad projektami, w których są najlepsi. Przekaż im jasne wytyczne i wymierne informacje zwrotne.

Stały

Członkowie zespołu o stabilnym stylu komunikacji cenią spójność i stabilność w swoim środowisku pracy. W przeciwieństwie do dominujących członków zespołu, którzy lubią wyzwania, stały członek zespołu może preferować bardziej przewidywalną rolę w obsłudze klienta lub IT. Zrelaksowane środowisko pracy pozwala członkom zespołu o stabilnym stylu komunikacji czuć się komfortowo i spokojnie.

Wskazówka: Zapewnij stałym członkom zespołu stabilne środowisko pracy. Jeśli wystąpią zmiany, dostarczaj je stopniowo, gdy tylko jest to możliwe. Aktywnie słuchaj tych członków zespołu, aby czuli się wysłuchani i dawaj im jasne wskazówki dotyczące wszelkich złożonych zadań, aby żadne pytania nie pozostały bez odpowiedzi.

Istnieją narzędzia do komunikacji zespołowej dostępne dla wszystkiego, w tym:

  • Wiadomości i czat: korzystaj z komunikatorów internetowych i aplikacji do czatu, aby omawiać projekty i zadawać pytania w czasie rzeczywistym.
  • Wideokonferencje: wideokonferencje to świetny sposób na spotkanie z członkami zespołu twarzą w twarz, jeśli pracujesz w różnych lokalizacjach lub strefach czasowych.
  • Zarządzanie projektami: Nie możesz utrzymać silnej komunikacji ze swoim zespołem bez narzędzia do zarządzania projektami. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana, oferują zarządzanie zadaniami, wyznaczanie celów, informacje zwrotne, udostępnianie plików i wiele innych.

Jak poprawić komunikację w zespole

Który z wyżej wymienionych stylów komunikacji najbardziej rezonuje z Tobą? A co z ludźmi, z którymi pracujesz?

Każdy zespół ma swoją unikalną dynamikę. Ale co z tym, jak poprawić komunikację na poziomie całej firmy?

W tym miejscu pojawia się połączenie narzędzia komunikacji zespołowej ze strategią komunikacji wewnętrznej.

Poprawa komunikacji w zespole zaczyna się od wyboru odpowiednich narzędzi. A ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie, firmy polegają na narzędziach cyfrowych, aby pomóc swoim pracownikom pozostać w kontakcie.

6 strategii budowania umiejętności komunikacji w zespole

Istnieją różne strategie, których można użyć do poprawy komunikacji w zespole w miejscu pracy. Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje zdalnie, czy w biurze, te kroki będą promować współpracę zespołową i wspierać zdrowe relacje, niezależnie od stanowiska lub rangi.

Szybkie rozwiązywanie konfliktów

Konflikty w pracy mogą zaczynać się od małych i wydawać się nieistotne. Na przykład jeden członek zespołu może przesunąć termin, co oznacza, że inny członek zespołu ma mniej czasu na swoją część projektu. Pierwszy członek zespołu przeprasza drugiego i wszystko wydaje się w porządku. Ale jeśli pierwszy członek zespołu nadal przesuwa terminy – a drugi członek zespołu nie poinformował, jak to wpływa na ich pracę – drugi członek zespołu może stać się urażony i sfrustrowany. Kiedy członkowie zespołu nie rozwiązują szybko konfliktów, rośnie napięcie i cierpi na tym wydajność pracy.

See also  Umowa zlecenie - wszystko, co musisz o niej wiedzieć

Wskazówka: Naucz członków zespołu strategii rozwiązywania konfliktów, aby mogli szybko, bezpośrednio i z szacunkiem rozwiązywać problemy. W ten sposób małe problemy nie zamieniają się w duże.

Zachęcaj do zaangażowania

Nikt nie lubi czuć się mikrozarządzany, ale bez wskazówek lub współpracy zespołowej członkowie zespołu mogą doświadczyć braku zaangażowania. Jako menedżer ważne jest, aby zachęcać członków zespołu, jednocześnie dając im swobodę kreatywności.

Spróbuj wymieniać się informacjami i pomysłami ze swoim zespołem podczas sesji burzy mózgów i cotygodniowych warsztatów. Pamiętaj, aby nie tylko prosić o pomysły swój zespół, ale pokazać, że cenisz każdy pomysł. Daje to pewność członkom zespołu, że ich wspierasz.

Promowanie komunikacji oddolnej

Członkowie zespołu na dole struktury zespołu mogą nie czuć się komfortowo, zabierając głos i dzieląc się pomysłami. Promując komunikację oddolną, zachęcasz członków zespołu na każdym stanowisku do burzy mózgów i przekazywania swoich opinii. Możesz promować ten rodzaj komunikacji, budując zaufanie i morale ze swoim zespołem oraz dając mu poczucie odpowiedzialności za projekty.

Wskazówka: członkowie zespołu mogą potrzebować wsparcia, jeśli chcesz, aby czuli się komfortowo. Zapytaj ich o pomysły, opinie i opinie, aby przyzwyczaili się do dzielenia się. Zachęcaj członków zespołu w różnych środowiskach, takich jak spotkania zespołu, ankiety, interakcje indywidualne i format pola sugestii.

Dąż do przejrzystości

Komunikatywne miejsce pracy to takie, w którym członkowie zespołu stawiają na pierwszym miejscu przejrzystość. Jeśli Ty i członkowie Twojego zespołu możecie być ze sobą szczerzy, zmniejszycie ryzyko nieporozumień i wszelkie związane z tym ryzyko.

Jednym ze sposobów na zachowanie przejrzystości jako lider jest uczciwość w kwestii wyników biznesowych i ujawnianie informacji na bieżąco. Powinieneś także konstruktywnie krytykować, gdy uważasz, że jest to konieczne, aby członkowie Twojego zespołu mogli poprawić swoje umiejętności. Co najważniejsze, ważne jest, aby połączyć ich codzienną pracę z dużymi celami. Nadanie członkom zespołu kontekstu i pokazanie im, dlaczego ich praca jest ważna, może zwiększyć motywację i sprawić, że poczują się cennymi członkami zespołu.

Planowanie spotkań jeden na jeden

Komunikacja zespołowa odbywa się w ustawieniach grupy i w interakcjach indywidualnych. Kiedy członkowie zespołu wchodzą w interakcje, przynoszą energię z każdego doświadczenia z powrotem do grupy.

Regularne spotkania jeden na jeden to Twoja szansa na rozwiązanie problemów i sprawdzenie samopoczucia członków zespołu. Twój zespół będzie bardziej pewny siebie, gdy zaoferujesz mu przestrzeń do swobodnej rozmowy. Możesz także zachęcić członków zespołu do zaplanowania indywidualnych spotkań, aby mogli się poznać i budować relacje oparte na współpracy.

Wskazówka: Nie musisz przyjmować roli terapeuty jako menedżer, ale powinieneś dbać o to, jak radzą sobie członkowie twojego zespołu. Jeśli członek zespołu zmaga się emocjonalnie, sprawdź, czy możesz dać mu czas wolny, aby mógł wrócić do pracy w zdrowszym stanie.

Zapewnij spójną informację zwrotną

Ważną częścią komunikacji zespołowej jest informacja zwrotna o wynikach. Członkowie zespołu potrzebują pewności co do tego, jak sobie radzą, aby pozostać zmotywowanymi i zaangażowanymi. Podczas indywidualnych spotkań przekaż członkom zespołu informacje zwrotne i omów możliwości rozwoju. Możesz też zapytać członków zespołu, czy mają dla Ciebie opinię.

See also  Asertywność - wyjaśnienie, przykłady, wskazówki

Wskazówka: członkowie zespołu nie zawsze czują się komfortowo, przekazując Ci bezpośrednią opinię. Rozważ dystrybucję anonimowej ankiety, aby uzyskać szczere opinie od swojego zespołu na temat swoich wyników jako lidera zespołu.

Czat zespołu do użytku biznesowego

Czat zespołowy jest coraz częściej wykorzystywany przez firmy do wspierania komunikacji wewnętrznej. W przeciwieństwie do poczty e-mail jest znacznie szybszy i bardziej responsywny. Użytkownicy natychmiast otrzymują powiadomienia, gdy są online. Nadawca może od razu zobaczyć, kiedy odbiorca przeczytał wiadomość. Jego bezpośredni charakter oznacza, że pracownicy mogą być na bieżąco informowani o bardziej efektywnie niż dotychczas. Oparte na współpracy, znaczące dyskusje online szybko rozwiązują problemy, a ważne informacje są udostępniane w równym stopniu i integracyjnie.

Wiadomości błyskawiczne są również bardziej dostępne. Wiadomości są zazwyczaj krótkie i przypominają raczej zwykły czat. I być może dlatego, że są krótsze i mniej formalne, ludzie zazwyczaj odpowiadają natychmiast.

Jakich funkcji szukać na czacie zespołu?

Zanim wprowadzisz nową aplikację do swojego zespołu, musisz upewnić się, że są 2 rzeczy:

  • że aplikacja zostanie dobrze przyjęta przez członków zespołu – w przeciwnym razie, jaki jest sens?
  • Wprowadzenie aplikacji ma sens z organizacyjnego punktu widzenia pod względem bezpieczeństwa i dopasowania do reszty portfolio.

Aby upewnić się, że oba są dostępne, poszukaj następujących funkcji:

Łatwość obsługi

Według naszych własnych badań 77% pracowników postrzega łatwość użytkowania jako najwyższy priorytet, którego należy szukać w aplikacji do przesyłania wiadomości. To proste: jeśli aplikacja do czatu zespołowego jest prosta i łatwa w użyciu, członkowie zespołu będą bardziej skłonni z niej korzystać. Wtedy komunikacja w zespole może przebiegać bez zakłóceń.

Integracja

Niedawna integracja Chat z Trello umożliwia członkom zespołu efektywne zarządzanie zadaniami z poziomu aplikacji czatu.

Innym przykładem jest integracja z HRIS – może ona informować zespoły, gdy dany członek zespołu jest poza biurem lub kiedy świętuje rocznicę pracy.

Skalowalność i elastyczność

Ponadto organizacje w branżach podlegających ścisłym regulacjom mogą chcieć sprawdzić elastyczność aplikacji komunikacyjnej, ponieważ potrzebują jej, aby dopasować ją do złożonej infrastruktury. W obu przypadkach dobrym wyborem są rozwiązania open source.

Wysokie standardy bezpieczeństwa

Praca zdalna poruszyła również temat bezpieczeństwa w sieci. Pokazał, że komunikatory internetowe muszą spełniać wyższe standardy bezpieczeństwa niż rozwiązania zorientowane na konsumenta.

Zespoły zdalne często muszą korzystać z zaszyfrowanych aplikacji do obsługi wiadomości, które obsługują uwierzytelnianie wieloskładnikowe i zawierają inne funkcje zabezpieczeń.

Zróżnicowane kanały komunikacji

Komunikacja w miejscu pracy powinna być zróżnicowana. W większości przypadków wysyłasz krótką wiadomość do kolegów z drużyny, ale czasami chcesz również połączyć się z nimi za pośrednictwem wideokonferencji.

Dla niektórych zespołów ważne są również połączenia głosowe i wideo. Dowiedz się, jak Twój zespół preferuje komunikację i poszukaj odpowiednich funkcji w następnej aplikacji do komunikacji.

Dlaczego komunikacja jest ważna w zespole?

Dobra komunikacja pozwala wcześnie identyfikować i rozwiązywać konflikty oraz zwiększać zaangażowanie pracowników. Ponadto zachęca do oddolnej komunikacji wewnętrznej i może budować przejrzystą kulturę firmy.

Co ludzie mogą zrobić, aby wzmocnić swoją pracę zespołową i komunikację w miejscu pracy?

Poznaj swoich kolegów z zespołu i staraj się aktywnie słuchać ich pomysłów, opinii, potrzeb i uczuć. Kiedy będziesz w stanie lepiej zrozumieć swoich współpracowników, będziesz w stanie skuteczniej z nimi wchodzić w interakcje i prowadzić bardziej produktywne i zdrowe rozmowy.

[Ocen: 1 Ilość Ocen: 5]