Metoda 5 Why OSHA – wyjaśnienie, przyklady

Metoda 5 Whys jest pytającą techniką rozwiązywania problemów, która ma na celu zrozumienie związków przyczynowo-skutkowych. Zasadniczo technika ta służy do zidentyfikowania pierwotnej przyczyny problemu, zadając pytanie dlaczego pięć razy. Może to odblokować nowe sposoby myślenia o problemie, a tym samym opracować kreatywne rozwiązanie, aby go rozwiązać.

Zrozumienie metody 5 Whys

Metoda 5 Whys została wprowadzona przez pracownika Toyoty Taiichi Ohno w 1950 roku. Ohno opracował tę technikę jako podstawę naukowego podejścia Toyoty do rozwiązywania problemów. Przekonywał, że “powtarzając “dlaczego” pięć razy, natura problemu, a także jego rozwiązanie stają się jasne”. We współczesnym biznesie metoda ta rozszerzyła się daleko poza przemysł motoryzacyjny.

Jest szczególnie popularny w szczupłym rozwoju oprogramowania, który sam opiera się na minimalnym marnotrawstwie Toyoty i etosie maksymalnej wartości w produkcji linii produkcyjnych. Niezależnie jednak od branży, metoda 5 Whys skutecznie rozwiązuje powtarzające się problemy. Z samej swej natury problemy te powracają, ponieważ ich pierwotna przyczyna nie została zidentyfikowana. Firma z takim problemem leczy tylko objawy tego problemu i nie ma strategii, aby całkowicie go rozwiązać.

Wdrożenie metody 5 Whys w praktyce

Istnieje kilka kroków do podjęcia metody 5 Whys, opisanych poniżej.

Zbierz zespół

Idealnie, metoda 5 Whys nie powinna być podejmowana przez jedną osobę. Zamiast tego zespół powinien składać się z członków doświadczonych w radzeniu sobie z danym problemem.

Zidentyfikuj problem

Tam, gdzie to możliwe, zespół musi identyfikować problemy z procesem, a nie z personelem. Należy również odpowiednio opisać zakres problemu. Problem o zbyt szerokim zakresie będzie wymagał dużych zasobów i może nieumyślnie kolidować z wartościami lub strategią firmy. Zbyt wąski zakres może skutkować nieznacznymi ulepszeniami, które w niewielkim stopniu zapobiegają ponownemu wystąpieniu problemu.

Zapytaj dlaczego

Następnie mediator powinien rozpocząć proces zadawania pytań dlaczego. Za każdym razem, gdy zadawane jest pytanie, odpowiedzi powinny opierać się na faktach lub twardych danych. Nie powinny opierać się na często emocjonalnych odpowiedziach udzielanych przez członków zespołu. Zespół powinien przejść przez każdy poziom metody, o ile istnieje możliwość wystąpienia problemu. W tym miejscu ważne jest, aby pamiętać, że niektóre przyczyny źródłowe można zidentyfikować w mniej niż 5 krokach. Inne mogą wymagać więcej niż pięciu.

Zidentyfikuj rozwiązania

Po ustaleniu głównej przyczyny należy utworzyć listę rozwiązań, aby ją rozwiązać. Chociaż nie jest to wyraźnie część metody 5 Whys, wiele firm decyduje się na stosowanie strategii 5 How w opracowywaniu rozwiązań. Obejmuje to wzięcie każdej przyczyny źródłowej i zapytanie “Jak?” kolejne pięć razy, aż do uzyskania rozwiązania korzeniowego. Niezależnie od tego, jak formułowane są rozwiązania, firma musi je przetestować w scenariuszu miejsca pracy. Jeśli okażą się nieskuteczne, należy powtórzyć metodę 5 Whys od samego początku.

Jeśli chodzi o analizę przyczyn źródłowych, OSHA mówi:

Podczas dochodzenia w sprawie incydentu pracodawca musi ustalić, które czynniki przyczyniły się do incydentu, a zarówno OSHA, jak i EPA zachęcają pracodawców do wyjścia poza minimalne wymagane dochodzenie i przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych. Analiza przyczyn źródłowych pozwala pracodawcy odkryć podstawowe lub systemowe, a nie uogólnione lub bezpośrednie przyczyny incydentu. Skorygowanie tylko bezpośredniej przyczyny może wyeliminować objaw problemu, ale nie sam problem. –Źródło

Chociaż nie jest to oficjalny nakaz przeprowadzenia analizy przyczyn źródłowych i może nie skutkować grzywną OSHA za nieprzestrzeganie przepisów, może potencjalnie skutkować naruszeniem ogólnej klauzuli obowiązku OSHA:

Tak więc, chociaż OSHA tego nie wymaga, mogą powoływać się na Ciebie za niewłaściwe zbadanie. Każdy, kto rozumie zasady, przepisy i interpretacje OSHA, zrozumie, że często tak jest, ponieważ OSHA zawsze popełnia błąd w zakresie ostrożności w zakresie ochrony pracowników.

Jak poprawić swoją kulturę bezpieczeństwa

Technika 5 Whys może być również stosowana jako metoda określania pierwotnych przyczyn incydentów w miejscu pracy. Jak wyglądałoby 5 Dlaczego w kontekście dochodzenia w sprawie incydentu w miejscu pracy? Oto zastosowanie 5 Whys do przykładu wymienionego w arkuszu informacyjnym OSHA:

Problem: Pracownik poślizgnie się i upada oraz doznaje obrażeń.
1. Why Dlaczego: Na podłodze zakładu była kałuża oleju.
2. Why Dlaczego: Olej wysypał się ze sprężarki.
3. Why Dlaczego: Nie wykryto wycieku oleju ze sprężarki.
4. Why Dlaczego: Sprężarka nie była regularnie sprawdzana i naprawiana (w razie potrzeby).
5. Why Dlaczego i główna przyczyna: Sprężarka nie była w systemie konserwacji.

Teoretycznie potrzeba pięciu “dlaczego”, aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny, ale w praktyce będą przypadki, w których możesz użyć więcej lub mniej niż pięciu “dlaczego”.

Szkolenie z metody 5 Why wyjaśni podstawy przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych przy użyciu metody 5 Why.

Dodanie szkolenia 5 Why Method do firmowego programu szkoleniowego w zakresie badania incydentów usprawni badania wypadków, aby jak najlepiej identyfikować zagrożenia w miejscu pracy, a także wzmocnić pozycję pracowników w zakresie ich bezpieczeństwa.

Wreszcie, według Departamentu Pracy i Przemysłu Stanu Waszyngton, są to korzyści z pytania 5 Whys:

• Prostota: Łatwy w użyciu i nie wymaga zaawansowanej matematyki ani narzędzi.
• Skuteczność: Pomaga szybko oddzielić objawy od przyczyn i zidentyfikować przyczynę.
• Kompleksowość: Pomaga określić relacje między różnymi przyczynami problemów.
• Elastyczność: Działa dobrze samodzielnie i w połączeniu z innymi metodami.
• Angażujące: Wspiera pracę zespołową.
• Niedrogie: Ćwiczenie z przewodnikiem, skoncentrowane na zespole bez dodatkowych kosztów.

Ograniczenia analizy 5 Whys

Analiza 5 Whys to świetne narzędzie, aby zacząć pytać o podstawowe problemy firmy. Jest niezwykle skuteczny, ponieważ pomaga zbliżyć się do pierwotnej przyczyny problemu. Jednak, aby to zadziałało, analiza ta musi przekształcić się w prawdziwe, dogłębne badanie problemu. Rzeczywiście, często może to przekształcić się w sterylne narzędzie, ponieważ ci, którzy go używają, tylko płytko patrzą na dany problem, myląc w ten sposób objaw z pierwotną przyczyną. Weźmy na przykład przypadek menedżera analizującego skargi klientów, stawiającego wiele teoretycznych hipotez za pomocą analizy 5 Whys, ale nigdy nie rozmawiającego z klientami końcowymi. Chociaż analiza może być potencjalnie doskonałym narzędziem do badania problemów klientów, w rzeczywistości może stać się mylącym narzędziem, jeśli nie zostanie właściwie wykorzystana.

5 why przykład analizy

Weźmy przypadek firmy, która otrzymuje skargi wielu klientów i chce dotrzeć do pierwotnej przyczyny. Firma musi zrozumieć, czy produkt ma wady produkcyjne, czy nie jest dostarczany tak, jak powinien. Weźmy przypadek firmy sprzedającej miotły elektryczne, a ostatnio otrzymaliśmy różne skargi na te produkty, które nie działają tak, jak powinny.

Zaczyna więc drążyć różne pytania:

• Dlaczego produkt nie działa zgodnie z oczekiwaniami? Gdy klient otworzył produkt i próbował go uruchomić, nie było to czyszczenie zgodnie z obietnicą.
• Dlaczego produkt nie spełnia oczekiwań? Po przeprowadzeniu różnych kontroli okazało się, że brakuje kluczowego filtra.
• Dlaczego brakuje tego filtra? Jeden z zakładów produkcyjnych miał problemy związane z dostarczaniem niektórych krytycznych surowców, wśród których wydawało się, że brakuje filtrów.
• Dlaczego brakuje filtrów? Z dalszego dochodzenia wynika, że firma korzystała z zapasów starych filtrów, wykorzystując starą technologię, ponieważ podaż nowych filtrów była ograniczona.

Z powyższej analizy firma zdaje sobie sprawę, że ma problem z producentem filtrów, który nie jest w stanie nadążyć za popytem. W związku z tym firma zawiera umowę na wyłączność z dostawcą, który przede wszystkim dostarczy te nowe filtry do firmy, rozwiązując w ten sposób problem produkcyjny.

Zastosowanie metody 5 Whys

Poniżej znajduje się przykład, jak go zastosować:

Problem: Nie będziemy w stanie ukończyć projektu Y na czas.

• Dlaczego nie będziemy w stanie zrealizować projektu na czas? – Bo źle oszacowaliśmy wysiłek.
• Dlaczego źle oszacowaliśmy wysiłek? – Ponieważ nie mieliśmy wszystkich niezbędnych informacji na początku projektu. A ponieważ klient zmienił swoje wymagania w trakcie projektu.
• Dlaczego nie mieliśmy wszystkich niezbędnych informacji na początku projektu? – Ponieważ nie przeprowadziliśmy odpowiedniego wyjaśnienia zamówienia.
• Dlaczego nie przeprowadziliśmy odpowiedniego wyjaśnienia zadania? – Bo nie mieliśmy czasu! I dlatego, że wierzyliśmy, że możemy ukończyć projekt Y na czas, bez wyjaśniania mandatu.
• Dlaczego nie mieliśmy czasu na wyjaśnienie zamówienia? Ponieważ nie ukończyliśmy projektu X na czas.

Ten przykład pokazuje kilka interesujących aspektów:

• 5 Dlaczego nie zawsze wystarczają, aby w pełni wyjaśnić sytuację.
• Często istnieje kilka odpowiedzi lub powodów pytania lub problemu.
• Każda odpowiedź na pytanie “dlaczego” określa następne “dlaczego”.

Zalety i wady metody 5 Whys

Metoda 5 Whys ma pewne zalety:

• Pytając kilka razy, przyczynę problemu można lepiej zrozumieć szczegółowo. Możliwe rozwiązanie następnie odnosi się do tej “prawdziwej” przyczyny, a nie tylko objawu na najwyższym poziomie. Jednocześnie rozwiązanie ma długoterminowy efekt w porównaniu do zwykłej kontroli objawów.
• Zastosowanie 5W jest elastyczne; Z jednej strony można go zastosować do kilku przejawów problemu równolegle, z drugiej strony propaguje badanie tylko do momentu, gdy prawdziwa przyczyna problemu stanie się oczywista. Ponadto metoda ta może być stosowana do zdecydowanej większości analiz przyczyn źródłowych.
• 5W oferuje możliwość pozbycia się założeń, domniemań lub osobistych perspektyw lub ich zakwestionowania.

Zalety są równoważone przez pewne wady:

• Metoda 5 Whys może być stosowana w związkach przyczynowo-skutkowych. Jednak w złożonych sytuacjach, w czasach niepewności, nie zawsze istnieje liniowy związek między przyczyną a skutkiem. W takich sytuacjach pytanie o powody często nie prowadzi do odpowiednich odpowiedzi.
• Często zdarza się, że istnieje kilka przyczyn problemu (patrz przykład). Chociaż pytania mogą ujawnić różne przyczyny, nie ma oczywiście gwarancji, że wszystkie przyczyny zostaną zidentyfikowane.
• Nie należy lekceważyć efektu zadawania pytań. Ciągłe pytania mogą szybko przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Koledzy mogą reagować zirytowani, przełożeni mogą czuć się atakowani, a pracownicy mogą czuć się niedoceniani. Dlatego może być przydatne, aby moderator towarzyszył przesłuchaniu.

Zasadniczo zaleca się ostrożne stosowanie tej metody.