Matryca Eisenhowera – wyjaśnienie, zastosowanie, przykłady

Macierz Eisenhowera, znana również jako Matryca Decyzyjna Eisenhowera, Skrzynka Eisenhowera i Macierz Pilne-Ważne, to narzędzie do zarządzania czasem i zadaniami, które pomaga jednostkom ustalać priorytety zadań, biorąc pod uwagę dwa czynniki: pilność i znaczenie.

Nazwa pochodzi od Dwighta D. Eisenhowera, 34. prezydenta USA, który był znany ze swoich skutecznych strategii zarządzania czasem.

Aby skorzystać z macierzy Eisenhowera, najpierw zidentyfikuj wszystkie zadania, które musisz wykonać. Następnie, w oparciu o pilność i znaczenie każdego z nich, umieść go w jednym z czterech kwadrantów macierzy:

Oto, co reprezentuje każdy kwadrant macierzy Eisenhowera:

• Pilne i ważne — zadania, które należy wykonać tak szybko, jak to możliwe. To jest twój najwyższy priorytet
• Nie pilne, ale ważne — zadania, które są krytyczne, ale nie mają pilnego terminu. Powinieneś zaplanować dla nich czas, w przeciwnym razie mogą stać się pilne
• Pilne, ale nie ważne — zadania, które są pilne, ale nie ważne. Jeśli to możliwe, należy je delegować
• Niepilne i nieważne – zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Powinieneś je wyeliminować, jeśli to możliwe

Jaka jest historia matrycy Eisenhowera?

Jak widać, matryca Eisenhowera bierze swoją nazwę od samego prezydenta Eisenhowera.

Eisenhower miał wybitną karierę wojskową, zanim został wybrany na prezydenta. Walczył w I wojnie światowej, a następnie napisał podręcznik o polach bitew.

Eisenhower był bardzo ambitnym człowiekiem, który miał wiele na głowie. Był bardzo utalentowany i wykonywał swoje różne zadania z finezją, elegancją i skutecznością.

W swoim przemówieniu zacytował byłego rektora uniwersytetu, mówiąc: “Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”.

Eisenhower uznał znaczenie skutecznego i wydajnego zarządzania czasem. I to były narodziny matrycy Eisenhowera.

Opierając się na tej zasadzie, wiele lat później, w swojej książce “The 7 Habits of Highly Effective People”, autor Stephen Covey spopularyzował podejście Eisenhowera.

Matryca Eisenhowera, w wyniku pracy Coveya, stała się słynnym systemem zarządzania czasem i podejmowania decyzji w biznesie.

Kim jest Dwight D. Eisenhower?

Generał Dwight David Eisenhower (1890-1969) był 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych. Eisenhower służył również jako naczelny dowódca sił alianckich i nadzorował inwazję w Normandii w dniu D-Day. Po II wojnie światowej został pierwszym naczelnym dowódcą NATO i nadzorował powojenną odbudowę Niemiec.

W 1953 roku Eisenhower stał się pierwszym republikaninem od ponad trzech dekad, który wygrał Biały Dom, kiedy zastąpił Harry’ego Trumana na stanowisku prezydenta. W swoim życiu, najpierw jako amerykański żołnierz, a następnie jako wybrany przywódca USA, Eisenhower musiał podejmować wiele decyzji, często pod ogromną presją.

Jakie są zalety matrycy Eisenhowera?

Korzyści z macierzy Eisenhowera są ogromne. Można go używać zarówno do zadań osobistych, jak i zawodowych.

Sława macierzy pilnie ważnej nie jest ważna. Oto niektóre z krytycznych zalet macierzy Eisenhowera:

• Jest łatwy do uchwycenia i zastosowania.
• Nie wymaga to żadnej wcześniejszej wiedzy ani szkolenia.
• Kategoryzacja pracy na cztery grupy jest zazwyczaj szybka.
• Co więcej, marnowanie czasu – nieważne i niepilne zadania – są łatwe do wykrycia.
• Takie podejście pomaga w śledzeniu celów krótko- i długoterminowych.
• Oprócz kartki papieru i długopisu nie są wymagane żadne dodatkowe instrumenty.
• Dalsze informacje można łatwo dodać do sortowania, takie jak termin płatności.
• Reprezentacja jest prosta, ustanawia porządek i zapewnia przejrzystą strukturę realizacji zadań.
• Metoda pomaga zmniejszyć stres związany z zadaniami stosowania poprzez ustalanie priorytetów.
• Pomaga uzyskać perspektywę ponad obowiązkami.
• Jest to doskonały sposób na delegowanie obowiązków.
• Jest to doskonała struktura priorytetów dla początkujących.

Kto powinien używać macierzy Eisenhowera

Jeśli znajdziesz którykolwiek z tych znajomych, prawdopodobnie powinieneś spróbować użyć matrycy Eisenhowera, aby się zorganizować!

• Jesteś ciągle zajęty, ale nie czujesz się produktywny
• Brakuje Ci ważnych terminów
• Większość twoich zadań jest zarówno ważna, jak i pilna
• Nie delegujesz zadań innym osobom
• Masz wiele codziennych zadań na swojej liście rzeczy do zrobienia
• Planujesz stworzyć coś wielkiego, na przykład internet

Człowiek stojący za tą koncepcją zarządzania czasem, Dwight D. Eisenhower, był bardzo utytułowaną osobą i prawdopodobnie jednym z najbardziej produktywnych ludzi, jacy kiedykolwiek żyli. Był nie tylko 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych, w którym służył przez dwie kadencje, ale także jest jednym z 5 mężczyzn w USA, którzy osiągnęli stopień pięciogwiazdkowego generała armii.

Aha, i czy wspomnieliśmy, że wprowadził również Agencję Zaawansowanych Projektów Badawczych w Dziedzinie Obrony (DARPA)? Agencja, która ostatecznie doprowadziła do stworzenia Internetu (Dziękuję Eisenhower).

Osiągnięcie tego poziomu wykonywania zadań wymaga bezprecedensowej dyscypliny i umiejętności ustalania priorytetów codziennych zadań. Eisenhower musiał podejmować wiele decyzji w obliczu ekstremalnej presji przez całą swoją karierę, a matryca Eisenhowera była ważną strukturą, która pozwoliła mu to zrobić prawie bez wysiłku.

Mimo że Eisenhower był mózgiem tej koncepcji, która pomogła zmaksymalizować jego produktywność, to autor Stephen Covey spopularyzował ją. Covey stworzył narzędzie Eisenhowera Matrix i udostępnił je do użytku publicznego w swojej książce “The 7 Habits of Highly Effective People”1.

Zanurzmy się i przyjrzyjmy się, jak wygląda metoda produktywności odpowiednia dla prezydenta USA.

Jak kategoryzować zadania

Kategoryzowanie zadań za pomocą macierzy Eisenhowera może być pomocnym sposobem na ustalanie priorytetów zadań i efektywne zarządzanie czasem. Aby realistycznie kategoryzować swoje zadania, ważne jest, aby być uczciwym wobec siebie co do poziomu ważności i pilności każdego zadania.

Zanim zaczniesz kategoryzować swoje zadania, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, co jest ważne dla Ciebie i Twoich celów. Pomoże Ci to ustalić priorytety zadań, które są zgodne z Twoimi wartościami i celami.

Pomyśl o potencjalnych konsekwencjach niewykonania zadania. Jeśli zadanie jest ważne, prawdopodobnie wystąpią negatywne konsekwencje, jeśli nie zostanie ukończone. Z drugiej strony, jeśli zadanie nie jest ważne, konsekwencje jego niewykonania mogą być minimalne.

Ustal terminy dla każdego zadania, aby pomóc określić jego poziom pilności. Zadanie z bliskim terminem może być pilniejsze niż zadanie z dłuższym terminem.

Ważne jest, aby być konsekwentnym w kategoryzacji zadań. Jeśli konsekwentnie kategoryzujesz zadania na podstawie ich poziomu ważności i pilności, będziesz w stanie lepiej ustalić priorytety swojego czasu i wysiłków.

Od czasu do czasu przeglądaj i aktualizuj kategoryzację zadań, ponieważ priorytety mogą się zmieniać w czasie. Pamiętaj, aby regularnie oceniać poziom ważności i pilności swoich zadań, aby upewnić się, że koncentrujesz się na najważniejszych zadaniach.

Wyjaśnienie macierzy Eisenhowera

Macierz Eisenhowera wykorzystuje siatkę 2×2 do szeregowania zadań według dwóch kluczowych cech:

• Znaczenie zadania dla ogólnego powodzenia misji
• Pilność, z jaką zadanie musi zostać wykonane

Popularność matrycy wynika z faktu, że jej szerokie ramy mogą być stosowane przez szeroką gamę organizacji w szerokim zakresie sytuacji. Może być równie łatwo wykorzystany przez bank do oceny fuzji, jak może być wykorzystany przez grupę żołnierzy do oceny misji ratowania zakładników.

Ważne, ale nie pilne zadania

Są to zadania, które mają kluczowe znaczenie dla powodzenia całej misji, ale nie muszą być podejmowane w krótkim czasie. Ważne, ale nie pilne zadania nie mogą być delegowane do agentów zewnętrznych i muszą być wykonywane przez kluczowych interesariuszy organizacji. Zadania powinny być jednak zaplanowane albo na czas w przyszłości, kiedy staną się pilne, albo na czas, w którym nie pozostały żadne ważne i pilne zadania.

Ważne i pilne zadania

Są to zadania, które mają kluczowe znaczenie dla powodzenia całej misji i muszą zostać podjęte w krótkim czasie. Ważne i pilne zadania powinny mieć priorytet w stosunku do innych typów zadań. Powinny być pierwszą pozycją na liście zadań organizacji. Zadania, których nie można delegować agentom zewnętrznym i które muszą zostać wykonane przez kluczowych interesariuszy organizacji. Ponadto ważne i pilne zadania muszą zostać wykonane tak szybko, jak to możliwe i nie powinny być planowane na przyszły termin.

Nieważne i nie pilne zadania

Są to zadania, które nie są krytyczne dla powodzenia całej misji i nie muszą być podejmowane w krótkim czasie. W perspektywie krótkoterminowej organizacja powinna dążyć do delegowania nieważnych i niepilnych zadań agentom zewnętrznym. W dłuższej perspektywie są to zadania, które organizacja powinna przestać wykonywać.

Zadania nieważne, ale pilne

Są to zadania, które nie są krytyczne dla powodzenia całej misji, ale muszą zostać podjęte w krótkim czasie. Nieważne, ale pilne zadania powinny być delegowane do zewnętrznych agentów. Kluczowi interesariusze organizacji powinni unikać poświęcania własnego czasu i zasobów na tę kategorię zadań. Zdecydowana większość zadań, przed którymi stoi organizacja, należy do tej kategorii. Dlatego takie zadania są największym obciążeniem zasobów organizacji.

Przykład macierzy Eisenhowera

Zobaczmy przykład, jak Macierz Eisenhowera działa w praktyce.

• Napisz propozycję projektu (ćwiartka 1)
• Opracowanie planu projektu (ćwiartka 1)
• Przeprowadzenie badań rynkowych (ćwiartka 2)
• Weź udział w spotkaniu zespołu (ćwiartka 3)
• Napisz raport z analizy konkurencji (ćwiartka 4)

Jak sprawić, by Twój zespół korzystał z macierzy Eisenhowera

Jeśli planujesz użyć macierzy Eisenhowera, musisz najpierw wyjaśnić swojemu zespołowi koncepcję macierzy Eisenhowera i jak można ją wykorzystać do ustalania priorytetów pracy i efektywnego zarządzania czasem.

Poproś każdego członka zespołu o zidentyfikowanie wszystkich zadań, które musi wykonać, w tym zadań związanych z pracą i osobistych.

Następnie poproś członków zespołu o skategoryzowanie swoich zadań za pomocą macierzy, umieszczając każde zadanie w odpowiednim kwadrancie na podstawie jego poziomu ważności i pilności.

Zachęć członków zespołu, aby najpierw skupili się na zadaniach z ćwiartki 1, ponieważ są one zarówno pilne, jak i ważne. Powinni również zwrócić uwagę na zadania z ćwiartki 2, które są ważne, ale nie pilne. Zadania z ćwiartki 3 mogą być delegowane lub odkładane, podczas gdy zadania z ćwiartki 4 powinny zostać wyeliminowane, jeśli to możliwe.

Zachęcaj członków zespołu do regularnego przeglądania i aktualizowania priorytetów zadań. Pomoże im to pozostać na dobrej drodze i upewnić się, że koncentrują się na najważniejszych zadaniach.

Ograniczenia

Jak każda inna struktura lub narzędzie, matryca Eisenhowera nie jest rozwiązaniem uniwersalnym i ma pewne ograniczenia.

Po pierwsze, kategoryzacja zadań do kwadrantów macierzy może być subiektywna, ponieważ poziom ważności i pilności zadań może się różnić w zależności od osoby i kontekstu. Może to utrudnić określenie odpowiedniej kategoryzacji niektórych zadań.

Zapisz się do naszego newslettera dotyczącego zarządzania produktemOtrzymuj takie artykuły do swojej skrzynki odbiorczej

Ponadto macierz Eisenhowera nie uwzględnia czynników zewnętrznych, takich jak obciążenie pracą lub dostępność zasobów. Nie uwzględnia również nieoczekiwanych zdarzeń ani priorytetów, które mogą ulec zmianie w ciągu dnia.

Wyzwania związane z wdrożeniem matrycy Eisenhowera?

Eisenhower mógł zanotować notatki na serwetce, a może ty też lubisz pracować na papierze, ale ze względu na wydajność jest do tego aplikacja. Jeśli masz 10 osobistych rzeczy do zrobienia, możesz łatwo utworzyć papierową wersję matrycy. Gdzie robi się trudno, a kiedy papier Eisenhower Matrix nie działa, to kiedy:

• Twoje elementy nie są prostymi zadaniami, ale raczej projektami lub pracą, która zajmuje dni i tygodnie
• Musisz śledzić postępy
• Musisz delegować – nie możesz delegować rzeczy na kartce papieru!
• Nie masz jednej matrycy, ale wiele
• Musisz przejrzeć zmiany, nie na dziś, ale na tygodnie, miesiące, lata

Priority Matrix to wiodące rozwiązanie aplikacji Eisenhower Matrix, które wprowadza filozofię metody Eisenhowera w życie zarówno na poziomie osobistym, jak i organizacyjnym. Unikalna funkcja Priority Matrix pozwala zrobić dokładnie to, co zostało tutaj powiedziane, ponieważ możesz całkowicie dostosować metodę organizowania. Ponadto należy położyć większy nacisk (lub przestrzeń ekranu) na ważniejsze zadania! Priority Matrix jest również najbardziej zintegrowanym rozwiązaniem Microsoft Office 365 do zarządzania zadaniami i projektami dla Microsoft Teams oraz priorytetyzacji poczty e-mail dla programu Outlook, które działa zarówno dla poszczególnych menedżerów, jak i całych organizacji globalnych. Jest też matryca Eisenhowera, HIPAA i rozwiązania rządowe.

Wraz z przestrzeganiem Eisenhowera, Priority Matrix zapewnia funkcjonalność:

• Zarządzaj wieloma projektami, obszarami odpowiedzialności i inicjatywami (jedna matryca dla każdego!)
• Przeglądanie postępów, harmonogramu, obciążenia pracą w projektach i u różnych osób
• Ustalanie priorytetów zadań, projektów i wiadomości e-mail
• Współpraca z członkami zespołu za pośrednictwem delegowania i czatu błyskawicznego
• Uzyskaj dostęp do swoich priorytetów na urządzeniach mobilnych, ale także w narzędziach, z których już dziś korzystasz, takich jak Outlook, Microsoft Teams i inne
• Zwiększ odpowiedzialność zespołu
• Skup się na tym, co ważne
• Ogranicz czasochłonne wiadomości e-mail i spotkania
• Twórz i modyfikuj szablony, które przekształcają macierz Eisenhowera w metodę, która działa w Twojej organizacji

Miejmy nadzieję, że nie walczysz w wojnie, ale jeśli okaże się, że musisz bezwzględnie ustalać priorytety, ten artykuł pomógł ci znaleźć sposób, aby to zrobić!

Alternatywne ramy ustalania priorytetów i zarządzania zadaniami

Istnieje wiele różnych ram i narzędzi, które można wykorzystać do ustalania priorytetów zadań i efektywnego zarządzania czasem. Oto jak macierz Eisenhowera porównuje się z innymi popularnymi strukturami ustalania priorytetów:

Matryca priorytetów

Matryca priorytetów to narzędzie, które pomaga poszczególnym osobom ustalać priorytety zadań w oparciu o ich potencjalny wpływ i zasoby wymagane do ich wykonania. Składa się z macierzy z czterema kwadrantami, podobnej do macierzy Eisenhowera. Jednak kryteria używane do kategoryzacji zadań są różne.

Macierz zarządzania czasem

Macierz zarządzania czasem, znana również jako macierz Coveya, jest narzędziem opracowanym przez Stephena Coveya, aby pomóc jednostkom w ustalaniu priorytetów zadań w oparciu o ich poziom ważności i pilności. Składa się z czterech kwadrantów podobnych do macierzy Eisenhowera, ale kryteria stosowane do kategoryzacji zadań są nieco inne.

Zasada Pareto (zasada 80/20)

Zasada Pareto, znana również jako reguła 80/20, stwierdza, że 80 procent skutków pochodzi z 20 procent przyczyn. Zasada ta może być wykorzystana do priorytetyzacji zadań, koncentrując się na 20 procentach zadań, które są najważniejsze i będą miały największy wpływ.

Kanban

Kanban to metoda zarządzania projektami, która wykorzystuje tablicę wizualną do śledzenia postępu zadań na różnych etapach realizacji. Jest to elastyczne narzędzie, które można wykorzystać do priorytetyzacji zadań, przenosząc je na górę tablicy lub przypisując je do konkretnych członków zespołu.

Podsumowanie

Macierz Eisenhowera może być cennym narzędziem do efektywnego zarządzania czasem i priorytetami oraz osiągania celów, niezależnie od tego, czy jesteś jednostką, czy częścią zespołu. Rozumiejąc ramy i sposoby ich wdrażania, możesz przejąć kontrolę nad swoim czasem i być bardziej produktywnym.