Spis treści
Co to znaczy open space?
W języku polskim oznacza to otwartą przestrzeń.Termin ten najczęściej używa się do określenia pomieszczeń wielkoprzestrzennych, w którym kilkanaście lub kilkadziesiąt osób pracuje na jednej otwartej przestrzeni, bez podziału na gabinety czy pokoje. Biurka open space ustawione są rzędami jedno za drugim lub naprzeciwko siebie, tworząc tzw. wyspy dla zespołów z różnych działów. Aby zapewnić pracownikom większą prywatność, stanowiska pracy w open space są oddzielone specjalnymi ściankami.
Jakie są korzyści z otwartej przestrzeni?
Łatwa komunikacja między pracownikami
Dzięki biurom typu open space mamy lepszy dostęp do innych pracowników. Nie musimy przechodzić z jednego piętra na drugie, ani przemieszczać się z pokoju do pokoju. Mamy też poczucie jedności, tzw. jednego wielkiego organizmu, w którym każdy odgrywa tak samo ważną rolę w funkcjonowaniu firmy.
Szybszy przepływ informacji i większa integracja pracowników
Pracownicy w otwartej przestrzeni mogą swobodnie wymieniać się pomysłami, zacieśniać więzi społeczne, dzielić się doświadczeniami i wiedzą, co pobudza ich kreatywność i zmotywuje do działania. Mają też lepszy dostęp do managera, z którym można na bieżąco omawiać ważne aspekty działalności zespołu.
Niższy koszt realizacji powierzchni biurowej
Dla pracodawcy open space jest znacznie tańszą opcją niż posiadanie osobnych biur dla każdego działu czy zespołu w firmie.
Bariery psychologiczne między współpracownikami.
Regularna komunikacja przyczynia się do bardziej komfortowej i wspierającej atmosfery w zespole, ludzie są mniej skrępowani i czują się bardziej swobodnie w środowisku pracy.
Jakie są wady otwartej przestrzeni?
Powyżej wymieniliśmy zalety pracy open space. Skupmy się teraz na wadach.
W 2009 r. w czasopiśmie Asia-Pacific Journal of Health Management ukazał się artykuł opisujący wpływ warunków pracy w otwartej przestrzeni na pracowników. Z tekstu wynika, że aż 90 procent wszystkich przeprowadzonych do tej pory badań nad takimi miejscami pracy było powiązanych z problemami zdrowotnymi, takimi jak nadciśnienie i stres. Jaki jest tego powód? Jakie są wady biura typu open space?
Duży hałas
Duża liczba pracowników na jednej otwartej przestrzeni powoduje większy hałas. W końcu nie każdy siedzi spokojnie przy biurku i koncentruje się tylko na tym, co widzi na ekranie komputera. Niektórzy pracownicy głośno dyskutują, rozmawiają, prowadzą rozmowy telefoniczne lub słuchają muzyki przez słuchawki. Nadmiar bodźców zewnętrznych w biurze o otwartej przestrzeni może nas całkowicie rozpraszać i wpływać na naszą produktywność. Czujemy się bardziej drażliwi i zmęczeni. Kiedy chcemy przedyskutować z zespołem ważną kwestię projektową, musimy przenieść się do specjalnego pomieszczenia i przeznaczyć na to dodatkowy czas, zamiast omawiać ją na miejscu. Tak więc, na przykład, introwertyk w pracy z pewnością wybierze opcję domowego biura lub ustawienia swojego biura w cichszym miejscu.
Ograniczenie prywatności i swobody podczas pracy
Pracownik w otwartej przestrzeni może czuć się niekomfortowo, gdy wszyscy inni mają widok na jego pracę. Nie ma prywatności, sąsiedzi mogą swobodnie zaglądać do naszego komputera i sprawdzać, co aktualnie robimy. Do tego dochodzi stres i rozproszenie uwagi związane z tym, że szef lub kierownik ciągle przechodzi obok i patrzy na nasz monitor.
Różne potrzeby w zakresie oświetlenia lub temperatury pomieszczenia
Nie wszyscy pracownicy lubią tę samą temperaturę. Dla jednych jest za zimna, dla innych za gorąca. Niektórzy ludzie wolą pracować w świetle dziennym, inni wolą zaciemnione pomieszczenie z zasłonami zaciągniętymi nad oknami. W przypadku dużych przestrzeni nie jest łatwo znaleźć kompromis.
Istnieje większe ryzyko zakażenia
Choroby wirusowe i zakaźne rozprzestrzeniają się dość szybko, zwłaszcza gdy wszyscy znajdują się w tym samym pomieszczeniu.
Dlaczego firmy wybierają biura typu open space?
Przede wszystkim ze względu na koszty: o wiele łatwiej i taniej jest utrzymać jedno duże biuro zatrudniające np. 20 pracowników niż 20 oddzielnych pomieszczeń. Dodatkowo, open space pozwala pracodawcom na lepszą kontrolę nad zadaniami wykonywanymi przez pracowników. W końcu sami pracownicy – doceniają takie aspekty open space jak: szybka rotacja dokumentów, możliwość natychmiastowego omówienia problemu z drugą osobą, wysoki rozwój kontaktów społecznych czy brak hierarchii stanowisk i wykluczenia.
Jak zaprojektować biura typu open space?
Na szczęście dzięki zasadom projektowania biur typu open space, które są nowoczesnym sposobem projektowania takich przestrzeni, możliwe jest uczynienie otwartego biura wygodnym dla pracowników i zagwarantowanie przestrzeni prywatności, w której można odbyć ważną rozmowę telefoniczną i skupić się na pracy. Jak więc zaprojektować idealną otwartą przestrzeń? Plan musi uwzględniać różne aspekty: od poziomu hałasu, przez poszczególne pomieszczenia i ciągi komunikacyjne, po sale konferencyjne lub oddzielne, odizolowane miejsca pracy.
Jak wygłuszyć open space?
Istnieje wiele sposobów na wygłuszenie otwartej przestrzeni i obejmują one wiele aspektów. Przede wszystkim warto pomyśleć o zastosowaniu w biurze dużej ilości tekstyliów, które stanowią swoistą barierę dla dźwięku. Szczególnie przydatne w tej sytuacji byłyby dywany na całej powierzchni podłogi oraz zasłony lub firany nad oknami (szczególnie przydatne w modnych ostatnio wnętrzach biurowych w apartamentowcach). Można również zastosować materiały dźwiękochłonne – wykładziny ścienne lub podłogowe. Kolejnym sposobem na wyciszenie części pomieszczenia jest zastosowanie innowacyjnych ścianek działowych, które w razie potrzeby odizolują część biura od reszty open space.
Otwarta przestrzeń – ile metrów na jednego pracownika?
Przy projektowaniu przestrzeni otwartej należy pamiętać o wartościach zalecanych w przepisach BHP dotyczących wielkości przestrzeni przypadającej na jednego pracownika. Dotyczą one zarówno pokoi jednoosobowych, jak i otwartych przestrzeni biurowych. Pracodawca powinien zatem zapewnić minimum 13 metrów sześciennych (na jednego pracownika) i minimum 2 metry kwadratowe powierzchni podłogi na jedno stanowisko pracy, wolnej od urządzeń elektronicznych, mebli i innych przedmiotów (drukarki przemysłowe, faksy, regały).
Drogi komunikacyjne – budownictwo bez barier
Szerokość dróg komunikacyjnych, tj. korytarzy i przejść między stanowiskami pracy, jest również określona przez przepisy BHP i musi być również uwzględniona przy projektowaniu przestrzeni open space. Przejście o ciągłym ruchu dwukierunkowym powinno mieć szerokość około 2 metrów. Częsty ruch dwukierunkowy wymaga pasa o szerokości 180 centymetrów, a nieczęsty ruch wymaga pasa o szerokości 120 centymetrów. W przypadku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich zaleca się zapewnienie szerokości ścieżki komunikacyjnej około 2 metrów.
Odpowiednio przygotowana sala konferencyjna
Bardzo często projekt i układ biura typu open space nie pozwala na wydzielenie osobnego pomieszczenia na spotkania z klientami, podczas gdy charakter oferowanych przez firmę produktów lub usług wymaga, aby takie spotkania odbywały się regularnie. Rozwiązaniem może być organizowanie spotkań z klientami poza biurem, ale… znacznie lepszą metodą pozyskania kawałka odizolowanej przestrzeni byłoby rozwiązanie typu room-in-a-room (zwane też brainstorming room – w zależności od tego, czy służy tylko do spotkań, czy może do organizowania kreatywnych spotkań lub burz mózgów). Do tego celu idealnie nadają się kabiny akustyczne.
Miejsce do pracy w ciszy i skupieniu
Praca w otwartej przestrzeni nie jest łatwym zadaniem. Na szczęście nowoczesne rozwiązania w zakresie wyposażenia i funkcjonalności biur sprawiają, że pracownicy nie muszą już szukać chwili relaksu czy miejsca na rozmowę telefoniczną w firmowej kuchni, na stołówce czy na zewnątrz budynku. Akustyczne boksy, ściany przesuwne i dźwiękoszczelne znacznie podnoszą komfort pracy osób pracujących w otwartych przestrzeniach, a także poziom ich koncentracji i produktywności.
