10 prostych sposobów na dobre zarządzanie czasem

Czym jest zarządzanie czasem?

Przede wszystkim warto zrozumieć, czym w ogóle jest zarządzanie czasem. Zarządzanie czasem to planowe i systematyczne wykonywanie zadań w celu osiągnięcia celów. Przy umiejętnym zarządzaniu czasem łatwo zauważyć, że cele będą osiągane w większości zgodnie z planem, a tym samym wzrośnie efektywność pracy. Czas mija i trzeba się z tym pogodzić. Odczuwanie utraty czasu może być stresujące i przygnębiające. Czasu nie da się cofnąć. Dlatego opłaca się nauczyć, jak nim właściwie zarządzać, ponieważ korzyści z opanowania tej umiejętności są większe, niż można by się spodziewać. Jak zauważa Brian Tracy, ekspert w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, efektywne wykonywanie zadań sprawia, że ludzie, którzy je wykonują, czują się potrzebni i dzięki temu mają wyższą samoocenę. Odpowiednie zarządzanie sobą w czasie to nie lada wyzwanie, ale warto się go nauczyć. Co więc powinieneś zrobić, aby lepiej zarządzać swoim czasem, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym?

Techniki zarządzania czasem – planowanie i organizacja czasu

Opisane poniżej zasady w praktyczny sposób ilustrują, jak możesz wykorzystać proste metody do efektywnego zarządzania czasem, planowania zadań i organizacji czasu w różnych aspektach i obszarach Twojego życia. Nie wszystkie z nich będą miały zastosowanie w każdej sytuacji, dlatego warto przyjrzeć się im bliżej i wybrać jedną z nich zgodnie z jej znaczeniem dla Ciebie i Twojej dziedziny życia.

Zasada “60:40”.

Zaplanuj tylko 60% swojego czasu. Pozostawia to 40% na nieprzewidziane okoliczności, które często się zdarzają i powodują u nas stres.

Zasada złotej godziny

Wyznacz czas, w którym blokujesz dostęp do siebie. Czas, kiedy nie można się z tobą skontaktować mailowo, telefonicznie, osobiście. Znikasz również z Facebooka i uwalniasz się od wszelkich powiadomień. Wtedy skupiasz się na swoich zadaniach bez rozpraszania uwagi. 

Reklama

Zasada “piły”.

Zauważ, że jeśli ciągle przerywasz sobie wykonywanie jednego zadania, powodujesz, że Twoja efektywność w jego realizacji spada. Koniec końców wykonanie zadania zajmuje Ci dużo więcej czasu, niż gdybyś zrobił je na przykład podczas Twojej złotej godziny pracy i nikt by Ci nie przeszkadzał.

“Prawo Parkinsona.

Planowanie oznacza wyznaczenie ram czasowych w harmonogramie – wtedy unikniemy Prawa Parkinsona. Wyobraź sobie, że przeznaczyłeś sobotę na sprzątanie swojego mieszkania. Ale ciekawe jest to, że nie oznacza to, że będziesz sprzątać całą sobotę – tylko to, że przez całą sobotę będziesz myśleć o sprzątaniu, o odkładaniu momentu sprzątania na ostatnią możliwą chwilę. A w niedzielę będziesz tak samo zmęczony, jak gdybyś rzeczywiście sprzątał całą sobotę. Czy sprzątanie w sobotę między 12:00 a 14:00 brzmi lepiej?

System ustalania priorytetów ABC

Reklama

Reklama750x200

A – zadania, które musisz wykonać.

B – zadania, które trzeba wykonać.

C – zadania, które trzeba wykonać, ale dopiero po wykonaniu A i B.

Zarządzanie czasem – ustalanie priorytetów

Jest to bardzo prosta technika zarządzania czasem. Idea jest taka, że wszystkie zadania można przypisać do jednej z 4 kategorii:

  • ważne i pilne;
  • ważne, ale niepilne
  • niezbyt ważne, ale pilne;
  • nieistotne i niepilne.

Najważniejszą zasadą, o której należy pamiętać jest to, aby nie wmawiać sobie, że wszystko jest ważne i pilne. Myśl więcej, rób mniej. Każdy ustala priorytety według własnych standardów. To, co jest ważne dla jednych, nie jest ważne dla innych – tu rządzi nasza indywidualność (potrzeby, wartości, oczekiwania, możliwości). A gdy okaże się, że dana rzecz nie jest ważna i niekoniecznie pilna, można ją po prostu pominąć i nie tracić na nią czasu. Nie wszystko zasługuje na naszą uwagę. Inne zadania mogą być określone w czasie lub oddelegowane.

Planuj każdy dzień – rano lub wieczorem. Aby być efektywnym, zaplanuj swój dzień pracy wokół tego, co jest ważne, z zachowaniem terminów i zgodnie z Twoimi możliwościami czasowymi i fizycznymi. To z pewnością zwiększy naszą efektywność. Metoda TRZOS może być tutaj przydatna:

T – Terminy realizacji zadań

R – Ramy czasowe

Z – Rezerwy czasu

O – Ograniczenie innych działań

S – Sprawdzenie wyników

Narzędzia do zarządzania czasem

Aplikacje, programy do zarządzania czasem stają się z dnia na dzień coraz bardziej popularne. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że dzięki lepszemu poinformowaniu pracowników i wyjaśnieniu im ich obowiązków można poprawić jakość pracy, obniżyć koszty i zwiększyć produktywność. Narzędzia do zarządzania czasem, w jaki sposób mogą Ci pomóc:

  • Zidentyfikować i zmierzyć czas potrzebny do wykonania konkretnego zadania przez użytkownika o określonej aktywności;
  • Zaplanować zadania;
  • Utrzymywać priorytetyzacji zadań;
  • Przypominać o obowiązkach, które należy wykonać;
  • Pełnić funkcję kalendarza;
  • Analizować czas pracy i generować raporty.

Zarządzanie czasem: najpopularniejsze narzędzi:

  1. Toggl – aplikacja przeznaczona do śledzenia godzin pracy, oraz usługę raportowania;
  2. Trello – aplikacja do planowania dnia, tygodnia, miesiąca, a nawet całego roku, służąca do tworzenia list w stylu Kanban, pozwalająca na dodawanie zadań i nadawanie im priorytetów wraz z ich terminami;
  3. Asana – aplikacja do organizowania i śledzenia czasu, a także do organizacji zadań;
  4. Kalendarz Google – kalendarz online firmy Google;
  5. Evernote – aplikacja do przechowywania i organizacji notatek, tworzenia list i archiwizacji;
  6. Bitrix24, platforma, która pozwala nam m.in. planować zadania i czas pracy, tworzyć raporty czasowe i analizować czas potrzebny na wykonanie zadania.

Wspomniane narzędzia pomagają nam również lepiej skoncentrować się na pracy, ponieważ np. śledząc czas, znacznie rzadziej odchodzimy od komputera. Działający timer sprawia, że staramy się wykonywać naszą pracę bez zbędnych zakłóceń.

10 prostych sposobów na dobre zarządzanie czasem

  1. Sprawdź na co poświęcasz swój czas – zapisz wszystkie swoje czynności. Wyznacz sobie tydzień na przeanalizowanie, na co poświęcasz swój czas. Zacznij od zapisywania w “dzienniku” wszystkich czynności, które miały miejsce w ciągu tygodnia, niezależnie od tego, czy były to rozmowy, analizy, pisanie raportów czy po prostu myślenie o zadaniu. Nie zapomnij zapisać, ile czasu każdego dnia zajmowała każda czynność. To pomoże Ci zrozumieć, z jednej strony, jak wiele możesz zrobić, a z drugiej, na co poświęcasz swój czas. Zobaczysz, które działania przyniosły konkretne rezultaty, a które były zupełnie bezproduktywne.
  2. Planuj i ustalaj priorytety. Co powinno być ostatnią czynnością wykonywaną w ciągu dnia? Zaplanuj następny dzień! Dzięki temu dobrze się wyśpisz, a odpowiednia ilość snu jest podstawą wysokiej produktywności. Ale tak naprawdę, możesz zrobić plan również na początku dnia – pod warunkiem, że masz go przed sobą. Planując zadania, nadaj im priorytety. 20% działań prowadzi zwykle do 80% rezultatów (zasada Pareto). Ustal więc, które zadania są najważniejsze i zacznij od nich. Czy trudno jest Ci ustalić priorytety? Podziel zadania na ważne i pilne za pomocą tzw. matrycy Eisenhowera. Kiedyś amerykański prezydent powiedział: “To, co ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne”.
  3. Wyznaczanie celów i weryfikacja ich realizacji. Zanim rozpoczniesz zadanie, poświęć kilka minut i zastanów się, jaki rezultat chcesz osiągnąć, wykonując zadanie. Pozwoli to na określenie wyniku końcowego, który można uznać za sukces. Po wykonaniu zadania, poświęć kilka minut na jego ocenę. Czy cel został osiągnięty? Jeśli nie, zadaj sobie pytanie, dlaczego tak się stało i wykorzystaj te wnioski następnym razem.
  4. Poznaj siebie. Poznaj siebie, znajdź czas w ciągu dnia, kiedy jesteś najbardziej produktywny. Nie ma na to recepty, trzeba po prostu obserwować siebie. Są ludzie, którzy najlepiej pracują rano i inni, którzy najlepiej pracują po południu.
  5. Asertywność jest dobra. Nie pozwól sobie przerywać, kiedy musisz się skupić na zadaniu. Nie działamy w próżni, często zdarza się, że ktoś czegoś od nas potrzebuje. Warto jednak w takiej sytuacji określić, czy jest to sytuacja awaryjna i nasza reakcja jest potrzebna natychmiast, czy też problem może poczekać, aż skończymy pracę nad danym zadaniem?
  6. Wielozadaniowość jest zła. Skup się na jednym zadaniu i wykonaj je. Wielozadaniowość jest wrogiem produktywności. Kiedy zaczynasz wykonywać wiele zadań jednocześnie, Twój umysł skupia się na wielu szczegółach, dodatkowo przeskakując z jednego zadania na drugie, tracisz czas i energię na zapamiętanie warunków wstępnych zadania, realizując je od nowa.
  7. Przestań ciągle sprawdzać pocztę elektroniczną. Wyznacz sobie godziny, w których odpowiadasz na wiadomości mailowe, chyba że oczekujesz pilnego mailu. Ciągłe sprawdzanie skrzynki rozprasza i odwraca Twoją uwagę od wykonywanego zadania. Niestety, to samo dotyczy mediów społecznościowych.
  8. Zwalczaj bałagan. Bałagan jest uciążliwy, zmniejsza produktywność i często marnuje Twój czas. I nie chodzi tu tylko o bałagan na biurku. Brak porządku w dokumentach – zarówno offline, jak i online – znacznie bardziej utrudnia pracę przy komputerze. Zapisanie nowego pliku na pulpicie może być najszybszym sposobem, ale pomyśl o czasie, który poświęcisz na jego późniejsze odszukanie. Wszystko, co musisz zrobić, to zorganizować system folderów i zaplanować, co i gdzie będzie zapisane, a następnie trzymać się swoich zasad.
  9. Nauczyć się delegować zadania. Oczywiście, nie każdy może sobie pozwolić na komfort zatrudniania współpracowników. Ale weź pod uwagę, że Twój czas jest bardzo cenny. Wbrew pozorom, czasami delegowanie zadań jest znacznie tańsze niż wykonywanie ich we własnym zakresie. Szczególnie jeśli chodzi o zadania, w których nie masz doświadczenia, a ktoś inny może zrobić to lepiej i szybciej.
  10. Odważyć się pracować powoli. Wbrew pozorom, dążenie do jak najszybszej pracy nie przyniesie pozytywnych rezultatów. Nie spiesz się, co oznacza pracę w optymalnym dla Ciebie tempie. Pamiętaj, że nie możesz zrobić wszystkiego! Wiele osób zmusza się do robienia zbyt wielu rzeczy w zbyt krótkim czasie.
[Ocen: 1 Ilość Ocen: 5]